En la actualidad, es habitual que las agencias organizadoras de eventos se encuentren con convocatorias de entre 10 o 15 integrantes en un sector estratégico, cuyo valor principal está en un intangible como la conceptualización creativa de un evento y en su planificación posterior; con la dedicación y experiencia adquirida durante años que esto conlleva.
Esta decisión se enmarca en la línea de trabajo ya iniciada desde hace años por AEVEA, cuya misión es “seguir impulsando iniciativas que refuercen nuestra industria, con el objetivo de continuar siendo un actor relevante como generador de empleo, rentable y sostenible para nuestro país y la sociedad en general”, según explica González.
Como parte de esta llamada a la regulación del sector, AEVEA ya elaboró en 2018 una Guía de Buenas Prácticas en la que se recogen todos los aspectos que resultan esenciales en el procedimiento de contratación de una agencia de eventos. En este manual -que cuenta con la colaboración de la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE), y varios Event Managers a título individual-, se define todo el proceso para establecer una relación transparente y justa entre las agencias de eventos y sus clientes; apoyada en las mejores prácticas.
AEVEA ha trasladado este compromiso de sus socios tanto a AERCE como a la EMA (Event Managers Asociation); que han mostrado su disposición a trabajar con la patronal de agencias en una revisión actualizada del manual que responda a las necesidades de todos.
Uno de los puntos clave de esta Guía es el que recoge todo lo relativo a la convocatoria a concursos, pasando por el inicio del proceso, el contrato y las bases en las que debe sustentarse dicha relación entre cliente y agencia. Asimismo, se reflejan todos los aspectos que la entidad convocante debe tener en cuenta para elegir al socio más adecuado, de acuerdo con sus objetivos y necesidades, y lograr que el proceso sea lo más eficiente posible, sostenible y honesto para todos los participantes.
AEVEA reclama que se acabe con las subastas en los concursos, que éstos sean remunerados, una política de pagos sostenible para ambas partes y tiempos razonables para la presentación de proyectos
En este sentido, las agencias que componen AEVEA se han comprometido de forma global a no presentarse a concursos donde se convoque a más de cinco participantes; así como a realizar al cliente una serie de recomendaciones. Entre éstas están la de preparar briefings claros y rigurosos, transparencia a la hora de conocer quiénes serán los competidores e información de la horquilla presupuestaria con el fin de preparar la mejor propuesta adaptada a cada realidad. Finalmente, AEVEA reclama que se acabe con las subastas en los concursos, que éstos sean remunerados, el establecimiento de una política de pagos sostenible para ambas partes y tiempos razonables para la presentación de proyectos.
Según entiende el presidente de AEVEA, “estas demandas, legítimas y ya reivindicadas hace tiempo, deberían ser una llamada hacia la responsabilidad y seriedad de las marcas e instituciones, con el objetivo de crear un marco de trabajo razonable que nos permita a todos seguir avanzando en la senda correcta”.
González reconoce que, “en este y otros aspectos fundamentales, aún queda trabajo por hacer, pero -añade-, también somos conscientes de que, ante las buenas perspectivas del sector para 2023, nos encontramos en una posición inmejorable para sentar las bases de lo que será nuestro futuro”.
