Events planner. Una profesión de personas

¿Dedicarse a la organización de eventos perjudica seriamente a la salud? Unos datos publicados por un portal de empleo sobre el grado de estrés que asumen los events planner nos incitaron a chequear la salud física y mental del sector en sendos encuentros (Madrid y Barcelona) con representantes del sector. Y el diagnóstico es positivo. Mucha adrenalina, sí, pero también mucha pasión. Y vocación.

Los asistentes al Coloquio de Eventos, organizado por IPMARK en el espacio Loom Princesa de Madrid  el pasado 28 de enero, fueron generosos al dar a conocer el lado más humano de su realidad diaria.   Una profesión, la events planner, muy sacrificada. Muchas horas, quizás demasiadas, que les dificultan la conciliación pero a la que todos, prácticamente, volverían a dedicarse si pudieran echar marcha atrás. 

Porque a pesar del estrés ( la quinta profesión más estresante, según un ranking elaborado por CareerCast),  o el poco tiempo libre, todos coincidieron en que es una profesión muy gratificante. “No salvamos vidas, pero nos la jugamos en cada evento”, contó Beatriz Oriol, socia director de RPA. Y es que a veces trabajan de madrugada y otras en los días de festivos, pero la adrenalina o la satisfacción alcanzada después de cerrar la cortina de una convocatoria, les devuelven la sonrisa. El contacto con otras personas, la capacidad de sorprenderles o la emoción que les transmiten fueron algunos de los aspectos más citados entre organizadores de eventos al responder a la pregunta: ¿Qué es lo mejor de su trabajo? Lo peor: la inestabilidad, el estrés, la falta de reconocimiento y los salarios bajos. 

El cliente es el Rey

La falta de tiempo es el principal factor que desencadena el estrés. “Antes los se convocaban en seis meses, pero ahora se organizan en 15 días, siendo la inmediatez o la exigencia, los puntos más críticos de este trabajo”, explicó Luis Gandiaga, director general de Beon. Worldwide, durante el coloquio. 

En esa línea, Beatriz Oriol añadió que “el cliente no entiende de fases, todo lo quiere para ayer, por lo que gran parte de nuestro estrés viene de los plazos”. Porque el cliente decide los plazos y también exige cambios en cualquier momento. No siempre lleva la razón, pero ¿cómo luchar contra esta normativa tan implantada? “Nosotros podemos hablar de lo que queramos, pero el mercado seguirá y el cliente se irá con quien le responda. Estamos en un sector que, en parte, está por crearse, pero que cuando sea más maduro, la especialización será fundamental”, observó Luis Gandiaga. Sobre ese punto, Beatriz González-Quevedo, gerente de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), recordó y puntualizó que desde la asociación establecen una serie de normas que ayudan a definir las buenas prácticas en este sector: “intentamos darle el valor que creemos que tiene nuestro trabajo”. 

Como se recordará, el año pasado AEVEA presentó, junto a la Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y  Aprovisionamiento en España (AERCE), la Guía Técnica de Buenas Prácticas de Compra de Servicios de Eventos, un manual con el que pretenden formar a los responsables y profesionalizar así la industria. “Aunque el cliente sea el centro del universo, “hay que darle valor a nuestra profesión y no solo justificar situaciones como las que estamos comentando”, indicó Carlos Lorenzo, CEO de COW Events.

Empatía e ilusión

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Ante las exigencias diarias, los profesionales del evento suelen estar pertrechados por una serie de rasgos que les ayudan a afrontarlas con éxito, como la empatía, la especialización, la inquietud, la ilusión y la tranquilidad, así como también capacidad de resolución o el saber escuchar al cliente en todo momento. “El perfil del perfecto profesional del evento es complicado de definir. Además de la formación, creo que hay características personales totalmente imprescindibles como la inquietud y la  ilusión”, comentó Carlos Lorenzo. Sin olvidarse de que dispongan de “las herramientas necesarias para poder solventar cualquier problema al instante”, recordó Clara López, business development manager de Seproevents.

Poca conciliación

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¿Y la vida personal de los trabajadores de este sector? La conciliación no siempre es fácil. “El principal problema es el horario, porque de repente te pueden pedir un evento para dentro de  dos semanas”, indicó Beatriz Oriol. 

“Es que la propia conciliación es estresante y complicada. Vivimos pegados al teléfono móvil. ¿Qué haces cuando un cliente te llama el día de Navidad?, reflexionó Luis Gandiaga. “No podemos obviar que esta es una profesión de personas y eso es lo que busca quien nos contrata: alguien al otro lado del teléfono que le resuelva su problema en el momento que sea”, hizo hincapié Carlos Lorenzo. 

Preparación, inquietud, ilusión, empatía, resolución y capacidad para improvisar: algunas de las virtudes que todo organizador de eventos debe tener

El primer Coloquio de Eventos de IPMARK de este año (en Madrid) concluyó con una animada charla, en la que los participantes compartieron anécdotas personales y vivencias profesionales. ¿Qué harías si te cambian el trayecto de un vuelo y aterrizas a miles de kilómetros del lugar donde está prevista la celebración de un evento? ¿Y si una lluvia torrencial paraliza el transporte de los invitados? Por no hablar de los temidos “fallos del directo”, que ni la tecnología actual puede prever. Casi todos los invitados al coloquio sobrevivieron a situaciones como estas o peores (hubo mucho off the record en el encuentro) y salieron ilesos y dispuestos a “volver a por más”. 

La lista de participantes al Coloquio de Eventos (Madrid):

Beatriz González-Quevedo, gerente de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA); Marta Escalada, directora de operaciones de BCD M&E; María Teresa Fernández-Golfin, head of value team de BCD M&E; Paloma García, directora y fundadora de Capital Evento; Carlos Lorenzo, CEO de COW Events; Jacobo Ruiz Gil, event project leader de CWT Meetings & Events; Andrea Fernández, events project manager de Grass Roots; Lara Molina, producer de Madisonmk; Celia Sánchez, sales manager meetings & events de MCI Spain; Beatril Oriol, socia directora de RPA; Clara López, business development manager de Seproevents; Luis Gandiaga, director general de Beon; y Ana Sánchez, encargada de espacio LOOM Princesa.

Texto / Rocío Calderón

Fotos / Miriam Barroso