Events planner. ¿Una carrera de alto riesgo?

Los plazos de entrega, la competencia, las exigencias de un cliente cada vez más informado, las nuevas generaciones que llegan más formados, los imprevistos, la interacción con el público e incluso los cambios de última hora son los factores que sitúan a la profesión de organizador de eventos entre las más estresantes del mundo laboral. ser factores que generan estrés. Pero, como en el caso de los events planners que ejercen en Madrid, los asistentes al Coloquio de Eventos de IPMARK en Barcelona, coinciden en señalar que la suya es una profesión “creativa, gratificante, y nada monótona, en constante evolución y en la que nunca dejas de aprender”.

El encuentro, que tuvo lugar en el Hotel Hesperia Presidente de la capital catalana, permitió conocer algo más de los entresijos de su profesión, lo que pasa entre bambalinas y sobre todo, qué cualidades debe poseer el “perfecto” organizador de eventos. 

Asistieron al coloquio Carlos Morales, associate director de DICOM Eventos; Cira Viñuela, ejecutiva de cuentas senior de Swolfgroup Iberia; Joan Còdol, director del área de eventos de Focus SA; Jordi Goenaga, director BCD M&E Barcelona; Juan Gragera, director del departamento de eventos de Apple Tree Communications; Laura Eudal, jefa de operacionesde BCD M&E; Mª Carmen Viñuela, account manager de CWT ME; Noelia Páez, key account manager de Eikonos; Raimond Torrents, CEO de Torrents & Friends SL; y Alberto Boillos, marketing coordinator & sales executive de Hesperia.

Prácticamente todos los invitados defendieron que su profesión no es ni monótona ni relajada, pero que tampoco es una profesión de alto riesgo. “El estrés es algo con lo que se convive en muchas profesiones, sólo depende de cómo lo gestione cada uno. Los que nos dedicamos a esto y llevamos tantos años es porque amamos esta profesión tal y como es”, resumió en boca de todos Juan Gragera. 

Efectivamente, para ser organizador de eventos, tal y como remarcó Carlos Morales, “hay que saber convivir con el estrés, con muchos momentos, personas y situaciones tóxicas, pero los profesionales debemos saber hacer un ejercicio de mildfullness. En 20 años de profesión he visto caer a mucha gente por el camino, y es precisamente la que no ha aguantado la presión, el estrés, el ritmo frenético, la no conciliación familiar…”. 

Laura Eudal, de BCD M&E, recordó que la suya es una profesión con un alto índice de bajas por estrés, por ello es fundamental tener vocación. “Somos adictos al riesgo, a las emociones, y al estrés positivo, al que nos emociona”. En este sentido, Joan Còdol, de Focus, también apuntó que “la mayoría de los que estamos aquí, nos hemos hecho a nosotros mismos, porque en nuestra época no había Facultades donde aprender la profesión. Hoy día salen con estudios, con teórica. Pero ojo, estamos educándoles en el formato, pero no en lo emocional. Y en esto, el sector se equivoca, porque deberíamos también saber formar a los jóvenes en este otro aspecto, tan importante o más que el teórico”. 

Raimond Torrents, CEO de Torrents & Friends, añadió que “hay que asumir que la nuestra no es una profesión normal. Trabajamos con un nivel de presión que no tienen la mayoría. Además, es una profesión muy atractiva desde fuera, por ello muchos se apuntan, pero exige mucha vocación; por ello, es una profesión que perjudica a la salud si no hay pasión. En definitiva, contra el estrés, la vocación”. 

Somos adictos al riesgo, a las emociones y al estrés positivo, al que nos emociona (Laura Eudal, de BCD M&E)

Pero, añadió Gragera, “si seguimos en esto es porque nos gusta mucho realmente. De hecho, estoy de acuerdo con Joan Còdol, cuando dice que en las escuelas habría que enseñar también esta parte emocional de la profesión, la parte no tan glamurosa. Porque si llegas a pensar que la nuestra es una profesión estresante es que no es tu lugar. Si estamos aquí es porque sabemos gestionar ese estrés”. 

Tecnologías

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En este sentido, Jordi Goenaga confirmó que era cierto lo dicho por los asistentes al encuentro, pero que en cierto punto discrepaba. Y es que, según su opinión, “las nuevas generaciones no caen tanto en el estrés, o no ven tan primordial algunos aspectos que generan estrés, como por ejemplo la anticipación de los imprevistos, porque siempre se aseguran de que va a salir bien, sin contemplar otro escenario. Además, tienen muchos más medios tecnológicos que les han allanado el camino. En cambio, los que hace tiempo que nos dedicamos a estos nos hemos auto exigido mucho más”.

En este punto, los más jóvenes del coloquio dieron su punto de vista, como casi “recién llegados” a la profesión. Cira Viñuela, además, por ser hija de organizadores de eventos, ha vivido en su familiar siempre esta profesión.

“Vengo de una familia dedicada a la organización de eventos y lo he vivido desde niña y veo que el sector ha evolucionado mucho, y que el ritmo ahora es muy elevado. Las nuevas tecnologías, los sistemas de mensajería instantánea, puede hacer que no desconectes nunca. Hay muchos factores que se deben saber gestionar para poder seguir en esta profesión: saber llevar el timing, el estrés, el directo, el control de las frustraciones… Por ello, si detrás hay un equipo humano potente, muy bien organizado, es más fácil de llevar”. Y por su parte, el más joven del coloquio, Alberto Boillos, de Hesperia, coincidió con todo lo comentado pero destacó que, sobre todo, lo importante es “saber gestionar el tiempo, porque, inevitablemente, los cambios de última hora y otros factores externos, que van a generar situaciones tensas”. 

Joan Còdol añadió que a veces también el estrés lo generamos “nosotros mismos, vendiendo a los clientes que somos capaces de hacer lo imposible. Nos auto exigimos mucho. Por ello creo que uno de los errores que cometemos en esta profesión es que nos preocupamos en exceso y lo que deberíamos hacer es ‘ocuparnos’ más. Parar, pensar, imaginar el evento, visualizarlo y todo iría mejor”. 

Lo mejor y lo peor de su profesión

Preguntados sobre qué es lo mejor y lo peor de su profesión, prácticamente todos coincidieron de nuevo en señalar que lo mejor es “cuando todo sale bien y ves la satisfacción del cliente”, tal y como Noelia Páez de Eikonos dijo. También, que es una profesión “creativa, gratificante, y nada monótona, en constante evolución y en la que nunca dejas de aprender”. “Somos mujer orquesta”, añadió Laura Eudal, “y eso me llena. Porque en nuestra profesión tocamos muchas teclas, y ese es el encanto, lo que seduce a tanta gente”. 

Y lo malo, “la gestión del tiempo, porque no siempre depende de uno mismo. En España se trabaja con plazos muy cortos”, recordó Cira Viñuela. Además, según añadió Goenaga, “es una profesión en la que siempre estamos pensando en que algo no va a funcionar, por ello siempre tenemos que ir pensando en planes B, y es muy estresante”. También destacaron todos la incompatibilidad con la conciliación familiar. De hecho, muchos señalaron que en la suya hay altos índices de divorcios. A pesar de todo, según Còdol, “lo importante también es saber educar al cliente a cumplir unos horarios, esa es la solución”. Así, Noelia Páez añadió que “efectivamente puedes tener estrés, pero está en tu mano si es o no tu profesión, porque los que nos dedicamos a esto o sabemos luchar y gestionar todo lo malo, o no estaríamos aquí”. 

Hubo un punto más sobre lo negativo de ser organizador de eventos, que destacó Laura Eudal: “lo peor es que no está reconocida profesionalmente nuestra valía. Ya no solo económicamente hablando, sino el respeto profesional, puesto que todo el mundo se cree que es capaz de organizar un evento”. En este sentido, coincidió Raimond Torrents y añadió que “cuando un cliente te trata como si vendieras tornillos, cuando no entiende lo que están comprando, te está minusvalorando y es frustrante”.  

Las cualidades del organizador de eventos

Ante esta radiografía de la profesión, los asistentes al Coloquio IPMARK describieron las cualidades que debe tener una persona que quiera dedicarse a su profesión, características que resumió Goenaga: “temple, paciencia, empatía, curiosidad, pasión, gestión emocional y sensibilidad”. Mª Carmen Viñuela, de CWT Me añadió otros aspectos: “la flexibilidad, la gestión del tiempo, la vocación, la creatividad, el trabajo en equipo, el saber delegar, el saber dar un trato personal, el aprendizaje constante y la capacidad multitarea”. También subrayaron la necesidad de “saber hacerse respetar por el cliente”. “Es importante que te vean como un compañero -añadía Cira Viñuela-, porque de esa forma sacas más partido a la relación organizador-cliente”. 

Son cualidades que permiten incluso luchar contra el intrusismo en la profesión. “Ahora pasamos por una época buena, porque contamos con una asociación que lucha contra el intrusismo, y que pone controles al sector. Se ha profesionalizado mucho -apuntó Carlos Morales-. Y creo que los que seguimos aquí, estamos preparados para lo que viene, para una generación muy formada pero aún sin experiencia”. Aunque, como recordó Joan Còdol, “efectivamente vienen más formados, pero muchos no vienen con la vocación necesaria, por lo que irán cayendo en el camino. Aunque en 10 o 20 años, cuando esta generación bien formada tenga además la experiencia, será imbatible”. 

Texto / Isabel Acevedo

Fotos / Christian Ribas