IPMARK saca la segunda parte de la sección IPMARK Experience, especializada en eventos y en sus protagonistas, con el objetivo de aumentar la visibilidad de esta gran industria en nuestro país. AEVEA, The Valley Business School, Ron Brugal, Iris Media, EMA, ‘Time Out’ o Volkswagen, protagonistas de esta nueva tirada.
Especial IPMARK Experience
1
1
Celebrando la Amistad Verdadera con Ron Brugal
Con la segunda edición de ‘Celebrando la Amistad Verdadera’, Ron Brugal pasa del storytelling al storydoing, ofreciendo a los usuarios los entornos idóneos para disfrutar del tiempo con amigos y crear recuerdos memorables. La familia que se elige… y con la que apenas se pasa tiempo, superados los 30 años.
Aquí, puede leer el reportaje completo.
2
2
Del evento de tu vida a Este evento es un infierno
Responde Valeria Jurado, responsable de eventos y patrocinios en mesoestetic y vicepresidenta de EMA (Events Managers Association)
Evento que salió redondo
Roadshow: ¡13 eventos en 17 días como si fueran el único!
Con el objetivo de acercar la marca mesoestetic a sus clientes, en octubre de 2022 se lanzó el primer roadshow de la compañía, en 13 ciudades de España y Portugal, con más de 900 clientes invitados. El reto planteado al equipo de eventos era importante: “viajar” la marca con la imagen impecable que le caracteriza, en eventos…con menos de 24horas de diferencia de producción entre ellos.
El trabajo en equipo fue la clave: proyecto y contenidos estudiados por parte de marketing y comunicación, convocatoria por parte del equipo comercial, seguimiento de asistentes de la mano del equipo de digital y producción y puesta en escena desde el equipo de eventos del laboratorio.
Recibidos objetivo y proyecto, el equipo de producción propuso un “más difícil todavía”: diferenciar este roadshow. ¿El reto? Que todos los eventos se llevaran a cabo en espacios culturales emblemáticos de los diferentes destinos, para optimizar convocatoria y seguir con el apoyo a la cultura que prima en las acciones de patrocinio en la compañía.
¿El resultado? 13 espacios culturales únicos, convocatoria conseguida y efecto WOW asegurado. Los asistentes agradecieron el evento en una puesta de escena impecable, con materiales efímeros y sostenibles y el poder visitar un lugar, que teniéndolo tan cerca en su ciudad, la mayoría no habían visitado nunca.
¡Y es que la ponencia entre el arte es doble arte!
——————————————————————————————————————————
Mejor olvidarlo
Aforo 300 ocupado por 360
Corrían tiempos en los que una catástrofe en un evento masivo había recordado tajantemente a todos los event managers una premisa que tenemos siempre presente: la importancia de cumplir estrictamente con las normas de seguridad del evento, entre las que se incluyen las salidas de emergencia y aforos mantenidos.
Por aquel entonces mi responsabilidad como event manager era la de la venta de un espacio singular, vinculada a la organización y producción integral del evento.
Como sucede en muchos casos, el cliente solicitaba rebaja de precio y costes mantenidos, y cuando como proveedor envíe el presupuesto final, no pareció quedar convencido en que era lo máximo que podíamos ofrecer.
Recientemente hablábamos en una mesa redonda de IPMARK sobre la sostenibilidad en eventos, que no solo hace referencia a los materiales sino también a la optimización de procesos y del tiempo invertido en el envío de presupuestos. ¡Qué importante es contar con clientes con experiencia que no antepongan el menos es más por bandera!
Pues este fue un ejemplo, tras muchos presupuestos enviados y demostrar que la oferta presentada era la mejor opción para los servicios que se estaban solicitando, el cliente cerró el evento para 300 personas, aforo máximo del espacio. Necesitaba sala para presentación, actividad y catering.
Llegó el día del evento y se presentaron 360 personas, y lo que para el cliente “no era para tanto”, supuso restricción en la actividad, dejando por seguridad a 60 personas sin realizarla, invitados de pie en la presentación y… un catering escaso.
Como event manager, aprendí sobre la importancia de la cláusula en contrato con la firma obligatoria de compromiso y responsabilidad derivado del cumplimiento de asistentes. Algo éticamente evidente, pero que tristemente el presupuesto puede obviar.
3
3
Metaverso, un escenario útil pero poco demandado
Las agencias de eventos consideran que el Metaverso es un escenario útil. Casi la totalidad de los socios de AEVEA confirman haber utilizado esta tecnología y que ha tenido un impacto positivo en la mayoría de los casos. Sin embargo, los clientes todavía no conocen sus posibilidades. Son algunas de las conclusiones del estudio ‘Eventos y Metaverso’ sobre el grado de aplicación de la IA en el sector de los eventos corporativos.
TEXTO REDACCIÓN IPMARK
De acuerdo con el citado estudio*, realizado por AEVEA ( Agencias de Eventos Españolas Asociadas) y la Universidad Internacional de La Rioja UNIR, la utilización de la IA ha crecido de manera exponencial en el sector del marketing experiencial, con un 90% de los profesionales que han logrado adaptarse a esta nueva tecnología, y un 71% que lo considera como una forma disruptiva de atraer la atención de nuevas generaciones. Por el contrario, el 62% de los clientes entrevistados piensan que la Inteligencia Artificial – y el Metaverso – todavía son territorios por explorar, si bien no cierran la puerta a incluir dichas tecnologías en sus eventos más adelante.
Más del 50% de las agencia de eventos apuntan que la popularización de los eventos en escenarios virtuales ya está impactando positivamente en el negocio y que a medio plazo también lo hará. Por su parte, el 75% de las empresas consultadas señalan que la experiencia en entornos virtuales puede ser complementaria a la presencialidad, e incluso, mejorarla. El estudio matiza que las tipologías de eventos más demandadas por los clientes para realizar en el metaverso son presentaciones de productos, exposiciones y ferias virtuales.
Eventos híbridos
Hasta la fecha, los eventos que más interesan son los híbridos. Es decir, explotar las capacidades de los entornos inmersivos virtuales para acabar celebrando un evento presencial.
«El reto actual de los profesionales del sector de los eventos es la implementación de eventos mixtos, donde presencialidad y virtualidad se complementen para proporcionar una experiencia de valor a los públicos”, señala Sonia Aránzazu Ferruz, directora del Máster Universitario en Protocolo y Organización Eventos de UNIR y responsable del estudio.
Y aunque la vuelta a la presencialidad de los eventos corporativos es prácticamente total, los expertos afirman que la digitalización del sector ha avanzado lo equivalente a cinco años en condiciones normales, haciendo posible incorporar nuevas experiencias a estos encuentros que enriquezcan la conectividad y las emociones que con ellos se generan.
De este modo, conociendo el gran potencial de las nuevas herramientas digitales -gamificación, experiencias inmersivas, etc.-, el 90% de los asociados de AEVEA afirma haberlas aprovechado, implementando alguna tecnología IA en eventos con clientes, siendo la Inteligencia Artificial la más utilizada (52%), seguida por la gamificación (21%).
En opinión de los profesionales del sector, estas actividades tienen un impacto positivo en sus negocios a corto y a medio plazo, tal y como afirma más del 50% de ellos, aunque sólo el 35% afirma haber utilizado algún método de medición para evaluar la eficacia de las tecnologías utilizadas, destacando entre ellos las métricas digitales, dashboards, datos de participación o las encuentras cuantitativas.
Medición y análisis de datos
Como complemento a las encuestas realizadas a los profesionales del ámbito de la organización de eventos y a sus clientes, AEVEA y UNIR también han llevado a cabo entrevistas en profundidad con managers de agencia sobre cómo será el presente y el futuro de los eventos en estos nuevos entornos experienciales.
Casi todos ellos señalan que será interesante el uso de la IA en temas como la medición y el análisis de datos, cuantificando su propio impacto, el customer journey y la optimización en tiempo real.
Así mismo, afirman que utilizar la IA es una señal de innovación y liderazgo, y que los clientes demandan competencias en ello. “Es posible mejorar la experiencia del usuario, por ejemplo, mediante asistentes virtuales o la cartelería digital inteligente, que permite mostrar determinados contenidos a determinado perfil de usuario. Son avances que pueden mejorar la organización del evento, dando un mejor servicio y que los asistentes reciban un contenido personalizado y que les interpele, consiguiendo mayor impacto”, señala uno de los entrevistados.
Falta de formación
No obstante se hace hincapié en la falta de formación en estas herramientas, aunque muchos indican que sus empleados están informados y que muchos ya han probado a utilizar herramientas como ChatGPT, StableDiffusion o Midjourney.
Solo un 23% de los entrevistados afirma tener la formación necesaria para implementar eventos en estos entornos, aunque un 42% tiene previsto realizar formaciones al respecto.
*La investigación se desarrolló durante los meses de noviembre de 2022 a marzo de 2023 a través del envío de dos cuestionarios de 25 preguntas a profesionales del ámbito de la organización de eventos y sus clientes.
4
4
The Place, el espacio de innovación para eventos donde el futuro es ya presente
Las instalaciones de The Valley Business School en Madrid (calle Torregalindo, 1) cuentan con un espacio único para la celebración de cualquier tipo de eventos, y es que en este lugar se pueden vivir encuentros personalizados y experienciales de una manera que no deja indiferente a ninguno de sus asistentes
Hablamos de The Place, un espacio en el que reina la innovación y que cada año se reconstruye para crear un nuevo itinerario tecnológico en el que poder inspirarnos y atrevernos a ver las tendencias que marcarán el futuro de diferentes sectores profesionales.
El Ágora y The Place immersive
En el centro de este espacio se sitúa el Ágora, una sala exclusiva para eventos corporativos de empresas con una capacidad para alrededor de 90 personas que cuenta con una gran pantalla para presentaciones ultra panorámicas y la posibilidad de personalización corporativa gracias a sus numerosas proyecciones y elementos tecnológicos que crean un ambiente inspirador. Además, ofrece la posibilidad de realizar eventos híbridos gracias a la opción de emisión en streaming y cuenta con tecnología puntera como cámaras robotizadas y múltiples opciones de luz y sonido gracias a las instalaciones de monitores y focos de alta calidad.
Otro de los espacios que destaca es The Place immersive, una sala provista de tecnología que permite a los asistentes sentirse dentro de un contenido a través de proyecciones en las cuatro paredes y el sistema de proyección en mesas, que además cuenta con un sistema táctil para la interacción. Los participantes en esta experiencia se verán inmersos en un espacio donde todos los elementos visuales, los sonidos, olores y efectos crean experiencias únicas para acompañar una reunión o una comida diferente.
Eventos experienciales
Y es que, los eventos experienciales se han convertido en imprescindibles para conectar con los usuarios gracias al valor añadido que les aporta. La innovación y la originalidad son factores clave para crear eventos atractivos y en este sentido, implementar el uso de tecnologías disruptivas, fomentar la participación y apostar por eventos sostenibles se han convertido en elementos fundamentales para lograrlo.
Es por eso por lo que, en los últimos años, más de 130 empresas y profesionales diferentes han elegido The Place como referencia para celebrar sus eventos, destacando su lado innovador y la aplicación de las tecnologías disruptivas que se presentan en este espacio. Además, The Valley también ofrece la posibilidad de contratar charlas inspiracionales, formaciones con expertos o dinámicas de team building lideradas por expertos de su equipo o la posibilidad de personalizar todo el espacio que completa The Place, que además del mencionado Ágora, cuenta con un Open Area, un lugar perfecto para la recepción de asistentes, para realizar un cocktail o un coffee break y la sala immersive, un lugar especial en el que disfrutar de una experiencia 100% sensorial.
Itinerario Salud
A pesar de que The Place destaca por su versatilidad y su capacidad de personalización, no son solo estas características las que hacen que sea un lugar incomparable, sino que el itinerario que cada año se renueva es un claro ejemplo de la fuerte innovación que se respira en el espacio.
Para este año, The Place, en colaboración con Exterior Plus y Quirón Salud y la participación de Zerintia, GeneticIA, Bitbrain, BH, DuriGlass, Compex, Imagicc y Coctelcreativo ha preparado un itinerario enfocado al sector salud en el que se muestra desde la perspectiva más personal hasta llegar a la salud global y en el que los asistentes podrán realizar un viaje inmersivo, experiencial e interactivo con cuatro paradas; la persona, el hogar, los sistemas sanitarios y el planeta, a través de las cuales se viven las tendencias del sector salud y las tecnologías disruptivas que le están dando forma gracias a espejos interactivos, o a nuevos dispositivos que nos facilitarán hacer deporte y conectar con otras personas sin salir de casa en el área de la persona. Conocer cómo los sistemas sanitarios utilizarán la realidad virtual para intervenir en situaciones de emergencia o para realizar intervenciones en las que tendrán la colaboración de un brazo robótico que mejorará la precisión y descubrir el gemelo digital, un avance que supondrá un antes y un después en la medicina y permitirá mejorar tratamientos y que se presenta como el tándem perfecto entre máquina y humano.
The Place es un lugar de innovación en continua transformación.
5
5
‘Time Out’, D. Franklin y Burn montan un trío ganador para quemar la rutina
Las marcas, todas ellas con fuerte vinculación al marketing de experiencia, organizaron de la mano de ‘Time Out’ una fiesta con más de 900 personas en el famoso local Medias Puri – Madrid- bajo la temática ‘Qu3ma la rutina’.
Se trata de la primera vez que este trío de ases se lanzaba a organizar un evento, pero visto el resultado, puede que no sea la última.
La acción surgió cuando la conocida marca de bebidas energéticas Burn y la de ropa y complementos D. Franklin, que preparaban una campaña conjunta de cara al verano, propusieron a ‘Time Out’ que les organizara un evento de lanzamiento difícil de olvidar. El encargo era como un caramelito para el equipo de Time Out Agency, que es el área de negocio de ‘Time Out’ especializado en soluciones de marketing, eventos y branded content a medida de las marcas.
Así, el lanzamiento de la campaña de Burn y D. Franklin bajo el claim “Style Yourself”, que promueve un estilo de vida dinámico, moderno y joven, como el público objetivo de ambas marcas, se convirtió en una verdadera bacanal de llegada del verano gracias a la puesta en escena ideada por ‘Time Out’.
Time Out agency aportó en este evento su experiencia y know how organizando eventos cargados de buen rollo, tal como fueron los Premios Food & Drink en Madrid, o el festival gastronómico Time to Eat, en Barcelona.
La convocatoria, a cargo de ‘Time Out’, se lanzó a toda la comunidad de fieles lectores de la cabecera, influencers, prensa y marcas, invitándoles a todos ellos a romper con la rutina con este evento en el mítico local de ocio nocturno Medias Puri.
La atractiva y sugerente temática de montarse un trío (de amigos, de experiencias y de fiesta) promovida desde ‘Time Out’, invitaba a los asistentes a “perrear hasta el suelo” en este primer evento de ‘Qu3ma la rutina’ organizado en formato afterwork (de 19.30 a 11.30 h.) con triple DJ set, comida y bebida gratis, sorteo de experiencias y numerosas sorpresas del que participaron más de 900 personas.
Friends, family e influencers
Algunas de las entradas se ofrecieron a través de redes sociales y desde la web de ‘Time Out’ a sus lectores, que tardaron tan solo un par de días en agotarlas.El resto de entradas, todas ellas en formato triple, recayeron sobre prensa e influencers entre los que destacaron Marcos Alberca (@marcosalberca), Paula Colino (@pauucolino), Sara Rey (@sarareyfdez) y Giovanna (@rubiacriolla), que compartieron a través de sus perfiles de Instagram el ambientazo de la fiesta.
El local de moda de Madrid
En esta cita todo estaba planteado para quemar día a día. Para empezar, la ubicación en la popular discoteca madrileña Medias Puri (Pl. de Tirso de Molina, 1), famosa por su sonido, su decoración y por sus espectáculos que, por supuesto, se pudieron disfrutar durante la tarde-noche.
Un trío de DJs para perrear hasta abajo
Si todo en la fiesta iba de tríos, la música no podía dejar de hacerlo. El grupo de DJs Tumbala, compuesto por Sexy Noodle, Sany Delitos y Masogua, fue el responsable de hacer sudar a los invitados en la pista de baile.
Cuatro horas en las que no dejaron de sonar de canciones cargadas de fuego y temas de tríos musicales. Además, en esta misma sala se instalaron varios rincones para hacer la fiesta inolvidable: un fotomatón 360 para inmortalizar el momento y un show aéreo Sirena con tres artistas.
Reponiendo fuerzas en Flame
No solo de bebida energética vive el hombre. El evento, que se adaptaba perfectamente a medida de los objetivos que Burn y D. Franklin transmitieron al equipo ‘Time Out’, contemplaba además varias opciones para recuperar fuerzas en el espacio Flame. Allí se podían encontrar distintas propuestas de street food de la mano de Lara Grill. El menú incluía sus hamburguesas American Original, sus tequeños y sus chicken tenders.
Y no solo eso, en esta misma sala podías jugar a cambiar tu look con un showroom de la marca de ropa D.Franklin y un photocall donde los invitados se atrevieron a lucirse a más no poder.
Experiencias ‘on fire’
Dicen que lo que pasa en Medias Puri, se queda en Medias Puri. Por eso, en la sala Spark se podía uno incluso casar en una capilla al más puro estilo Las Vegas, que operaba como un fotomatón para llevarse un recuerdo bien duradero.
Desde Spark podías también irte de luna de miel, y para ello, sortearon numerosas experiencias triples que fueron algunos de los platos fuertes de la noche.
6
6
Madrid, un destino clave para los mercados exóticos
Madrid es una ciudad que nunca duerme y cuyo turismo es clave para su constante dinamismo y crecimiento económico. En una competencia voraz con otros lugares destacados, Madrid ha logrado posicionarse como la elección perfecta para los viajeros más experimentados y exigentes de todo el mundo.
En esta labor, Irismedia, como su agencia de medios, trabaja en estrecha colaboración con Madrid Destino para promover la ciudad como un destino turístico único.
Comprometida con la excelencia y la promoción de Marca País a nivel mundial, en Irismedia están orgullosos de acompañar nuevamente a Madrid Destino en la construcción del posicionamiento de la capital española como un destino único, compartido por todos. Un escenario destacado para producciones audiovisuales, a través de Madrid Film Office. Un lugar idóneo que acoge un turismo de negocios, desde congresos y convenciones hasta viajes de incentivo. Fomentado activamente la atracción de estos eventos a través de Madrid Convention Bureau.
Con esta estrategia enfocada en mercados desde Estados Unidos, Latinoamérica hasta mercados exóticos como los asiáticos, Irismedia contribuye al resurgimiento del turismo en Madrid y al fortalecimiento de la imagen de la ciudad como un lugar de encuentro obligado para viajeros internacionales en busca de experiencias únicas.
7
7
The Original Fest. Récord de asistencia
Del 19 al 21 de mayo, en la localidad de Sant Pere Pescador (Girona), Volkswagen celebró la 19ª edición de una de las concentraciones más grandes de los amantes de furgos en España.
TEXTO REDACCIÓN IPMARK
FOTOS VOLKSWAGEN
La Costa Brava fue testigo de la mayor concentración de furgos de España que, después de 19 convocatorias, sigue registrando cifras históricas de visitantes. En esta nueva edición de la FurgoVolkswagen -The Originals Fest, desde hace dos años-, se reunieron cerca de 900 furgonetas y 6.500 aficionados, en el camping La Ballena Alegre.
Un año más, las furgonetas de Volkswagen de todas las épocas y procedencias, desde los años 50 hasta las últimas novedades de la marca, llenaron de color el camping. La personalización de los vehículos, con colores y accesorios de todo tipo, además de detalles que definen el carácter de cada conductor, volvieron a ser uno de los grandes protagonistas. Los visitantes vieron furgos personalizados como la famosa serie animada Los Picapiedra, diferentes diseños de modelos hippies, con muchos colores y decorados típicos de la época.
Icono
El emblemático modelo Volkswagen Transporter ‘Bulli’ fue el gran protagonista de los diseños, vehículo de posguerra que nació de un boceto del importador holandés de vehículos VW, Ben Pon, en 1947. En poco tiempo, este vehículo revolucionó el mundo del automóvil, convirtiéndose en un símbolo de la libertad y del ocio, además de ser un modelo espacioso para el trabajo.
“Los fans de la marca son los mejores embajadores. Su pasión y fidelidad hacen que nuestro legendario ‘Bulli’ siga siendo un referente para las nuevas generaciones, un icono que ha perdurado en el tiempo”, explica el director de marketing de Volkswagen Vehículos Comerciales, Alex García.
Nuevos lanzamientos
Las distintas generaciones de la Gama T de VW conocieron el fin de semana, del 19 al 21 de mayo, los últimos lanzamientos de Volkswagen Vehículos Comerciales. El nuevo Amarok, un modelo del mercado de los pick up y la gama completa de Camper, con el Caddy California o el Grand California. Los asistentes vieron de primera mano el nuevo ID.Buzz. Este nuevo modelo traslada la esencia del histórico ‘Bulli’ a la era moderna, con una reinterpretación 100% eléctrica. Este vehículo made in Alemania supone la vuelta de furgoneta de VW a Estados Unidos y Canadá, tras abandonar estos mercados hace 20 años. El estreno mundial fue el pasado 24 de junio en Huntington Beach, cerca de Los Ángeles.
Durante el fin de semana en Girona, los asistentes disfrutaron del tradicional desfile de furgonetas, la clásica barbacoa, las actividades para los más pequeños o el concurso de disfraces. En este evento, hubo además un espacio destacado ‘The Originals’, la comunidad de propietarios de los modelos de la marca. Según Alex García, “con ‘The Originals’ queremos crear un vínculo especial con nuestros clientes, que tenga un canal directo con la compañía y puedan disfrutar de experiencias y ventajas”.
Uno de los momentos más especiales del fin de semana lo protagonizó Horacio Llorens, campeón del mundo de parapente acrobático y embajador de Volkswagen Vehículos Comerciales, que ofreció una exhibición nocturna para todos los asistentes.
Desde 2004…
Para Volkswagen Vehículos Comerciales, FurgoVolkswagen es uno de los eventos más esperados del año, además de ser una iniciativa que nace de los propios fans de VW. Hace 19 años vio la luz esta cita para los amantes de las furgos de la marca. En 2004, un grupo de propietarios decide reunirse en Sant Pere Pescador. Este encuentro ha ido creciendo y cada vez más fans acuden al camping La Ballena Alegre de la Costa Brava para disfrutar de la concentración más grande de furgos de España.
En 2004 ya registró un gran éxito de participantes y, desde entonces, este evento se ha convertido en una referencia para los propietarios de furgonetas de la marca, ganando fama, no sólo en España, también en Europa. En 2010, se superaron por primera vez los 3.000 visitantes y el número de furgos alcanzó los 532. Hace cuatro años, alcanzó la mayor cifra de participación, con más de 6.000 aficionados que acudieron con 800 furgonetas a la Costa Brava.
La pandemia obligó a cancelar la edición de 2020, celebrándose un año más tarde, de manera virtual. Este año, FurgoVolkswagen llegó a la 19ª edición que, tras un nuevo récord, los aficionados ya se preparan para el 20ª aniversario de la concentración de Volkswagen, prevista para la primavera de 2024.