Cómo hacer una buena presentación empresarial

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Claras, visuales y breves, así son las buenas presentaciones empresariales, según revela el estudio Presentaciones Empresariales en España, realizado por la agencia de comunicación visual The Corporate Agency. Sin embargo, el 55% de las exposiciones sigue careciendo de un mensaje claro.

“Hoy en día, el uso de presentaciones de tipo Power Point (Keynote, Prezi, etc.) se ha extendido a todos los sectores empresariales, y los profesionales dedican una parte significativa de su tiempo a preparar, realizar, desarrollar y asistir a presentaciones. Por ello las presentaciones malas o aburridas, más frecuentes de lo que imaginamos, suponen una importante pérdida de tiempo y dinero para las compañías”, afirma Gilles Vincent, director general de The Corporate Agency.

El 17% de los profesionales encuestados dice que realiza una o varias presentaciones al día, y un 39% una vez a la semana; y el 55% de los mismos profesionales asiste a una o más presentaciones semanalmente.

Por departamentos, los de marketing y comercial son los que más usan las presentaciones empresariales, entre 5 y 20 presentaciones al mes. Por el contrario, los de recursos humanos y las direcciones financiera y de informática las usan menos de cinco veces al mes. “A nadie se le escapa que estos datos se explican por el hecho que los primeros tratan con clientes y entidades externas, mientras que los segundos prestan un servicio interno a la empresa”, se indica en el estudio.

Principales defectos

En cuanto a la calidad, el 38% de los entrevistados considera que las presentaciones de su empresa son “buenas” o “excelentes”; el 45% las clasifica sólo de “correctas” y el 17% de “malas” o “aburridas”.

Con relación a la extensión de estas presentaciones, el 57% consta de un número razonable de diapositivas (entre 10 y 29), pero el 33% son demasiado largas, con más de 30 y pudiendo llegar en algunos casos a superar la barrera de las 50. Y es precisamente la duración exagerada el principal defecto para el 79% de los encuestados, que opina que son “demasiado extensas”.

El segundo defecto es la “falta de un mensaje claro”, tal y como dice el 55% de las encuestados. “La tendencia a incluir demasiados datos e informaciones, el reaprovechamiento de diapositivas de otras presentaciones, la inexistencia de un guión construido y la falta de jerarquización de los mensajes claves son graves errores a la hora de elaborar una presentación”, se explica en el estudio.

Por último, y en menor medida, los profesionales encuestados califican de defectos “visuales de poca calidad”, “textos muy pequeños” o “gráficos y tablas pegadas desde Excel”. Y es que aunque la mayoría considera que “el diseño comunica”, y que es más importante cómo se dice que lo que se dice, todavía se presta poca atención al diseño.

Respecto de los objetivos, los principales fines de las presentaciones son, por orden de importancia, “convencer” (66%), “informar” (54%) y “vender” (53%).

En el 73% de los casos es el ponente quien elabora su presentación y solo en algunas ocasiones cuenta con la ayuda del departamento de comunicación de la empresa (26%), de un equipo interno de diseño (23%) o de una agencia especializada (8%). Y el 77% de los profesionales dispone de una plantilla corporativa prediseñada para sus presentaciones en Power Point, aunque en el 22% de los casos se emplea poco por considerarla fastidiosa.

En cuanto a las herramientas de presentación corporativa de las que disponen las empresas entrevistadas, el común sigue siendo el Power Point (59%) y el formato PDF (52%), mientras que las el vídeo corporativo y folleto impreso se utilizan cada día menos (el 36% y 39%, respectivamente).

El director de The Corporate Agency afirma a modo de conclusión: “Los dirigentes de empresas deben interrogarse sobre cuál es el impacto financiero de unas malas presentaciones, para darse cuenta de la importancia de mejorarlas. Tampoco se ha de menospreciar las numerosas horas dedicadas por los profesionales para realizarlas, y por sus equipos internos para proporcionar los debidos, pero a menudo abundantes, datos y gráficos”.

Ficha técnica

El estudio se llevó a cabo el pasado mes de julio y recoge las respuestas de 161 profesionales, 64% hombres y 36% mujeres, recibidas a través de un formulario online. La mayoría de los participantes son profesionales con experiencia, el 80% tiene más de 35 años, y uno de cada cuatro ocupa un puesto en la cúpula directiva como presidente, consejero delegado o director general. En cuanto al tamaño de las compañías, existe la misma proporción de pequeñas que de grandes empresas.

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