Plazos irrealizables, disponibilidad y atención 24 sobre 24, recortes presupuestarios, mayores exigencias por parte de los clientes, más competencia, nuevas agencias con ideas más frescas y más competitivas. La industria de los eventos, sin lugar a dudas, está viviendo un momento clave en su corta historia. Un momento azotado por la incertidumbre y por los nefastos presagios de crisis mundial que no dejará ni un solo sector por tocar. Todo ello está pasando factura a los profesionales de este sector, el de los Eventos, que intrínsecamente siempre se ha visto tildado por altos niveles de tensión y que, en estos momentos de incertidumbre y cambio reclama una regulación de la industria que establezca unas nuevas reglas del juego con las que todos salgan ganando.
De hecho, esta fue la gran conclusión a la que se llegó en este nuevo Coloquio de Agencias de Eventos, en donde 18 profesionales del sector coincidieron en hacer la misma radiografía del mercado. Una foto que, pese a la oscura coyuntura, pocos han denotado pesimismo, bien al contrario: el sector experimenta un momento clave que servirá para marcar pautas de futuro, nuevas prácticas que den mayor vitalidad a esta industria y que la haga más sostenible, también para sus profesionales.
Eventos, una industria superviviente
Y es que, tras un parón en seco que hizo tambalear al sector, el mercado de los Eventos se ha tenido que poner las pilas y reaccionar en tiempo récord, y todo ello, mientras la coyuntura indica que vamos de cabeza a otra crisis económica, quizás peor que la vivida en el 2008. ¿Cómo lo afrontan las agencias de Eventos?
César González, CEO de Somos Experiences, abrió el coloquio haciendo un balance del momento por el que pasa el sector: “Los primeros meses después de lo peor de la pandemia están siendo de locura. Se nos exigen ajustes y más ajustes, y las estructuras están sufriendo mucho. Porque, a pesar de la incertidumbre actual motivada por los augurios de crisis, por las subidas de precios en suministros, etc, nuestro día a día sigue siendo incesante. El día a día sigue exigiendo más medios, más equipo, más presupuesto para todo lo que se nos pide, insisto, a pesar de que todos los indicadores económicos indiquen lo contrario: reduce inversión, reduce personal, etc. (…) Y todos sabemos lo que ocurre si se sobredimensiona un equipo. Lo que está claro es que con los incrementos de las materias primas no vamos a poder aguantar más, a no ser que toquemos márgenes. El cliente sabe lo que es haber pasado por una época de eventos virtuales, y ahora no quiere volver a eso, quiere comunicar, quiere vender y sabe que para hacerlo bien, hay que ofrecer experiencias. Por ello, quiero pensar que a pesar de que trabajamos más apretados, con más competencia y con más estrés, vamos a seguir teniendo negocio”.
«Trabajamos con profesionales saturados, pero con la nueva ley laboral nos resulta imposible contratar personal temporal, por lo que nos vemos obligados a tirar con lo que tenemos”
En este sentido, sin embargo, Mónica Bravo Sohnius, directora de Abile Corporate Events, aseguró que en su empresa sí ha habido algunas cancelaciones para macro eventos previstos para enero de 2023, lo que indica que la coyuntura efectivamente puede ralentizar o dejar tocado al negocio. “Es un momento difícil, – aseguró Bravo Sohnius- porque en la actualidad la situación es totalmente contradictoria. y nosotros ¿ qué podemos hacer? Trabajamos con profesionales saturados, pero con la nueva ley laboral nos resulta imposible contratar personal temporal, por lo que nos vemos obligados a tirar con lo que tenemos”.
Olga Turrión Pérez, event manager de UP Spain, añadió que esa sensación de tener que frenar en un momento o en otro “también la tienen los clientes”. Sin embargo, no todos corroboraron este punto. Bien al contrario, muchos de los asistentes confirmaron que “las empresas, después de dos años sin eventos, necesitan reunir a sus equipos porque necesitan volver a verlos en persona, volver a generar sentimiento de equipo, de pertenencia, quieren motivarlos e incentivarlos”, subrayó Raimond Torrents, CEO de Torrents & Friends. A lo que añadió, que sin embargo, “ciertamente, todos los indicadores lo que nos lleva es a reducir. De hecho, la realidad es que nos llegan briefings con presupuestos imposibles, con plazos cortísimos, y con una situación, que al final quienes lo vamos a sufrir somos las agencias”. Además, tal y como añadió Balba Camino, directora de Eventos de Acciona Cultura, “el cliente sabe que si tú no accedes a esos requisitos, a esos plazos, habrá otra agencia que sí lo haga”.
En este punto, Carlos Morales, Director Asociado de Dicom Events, quiso “lanzar una lanza por la industria. Porque cuando llegó la pandemia, todos pensamos que íbamos a morir, pero supimos ajustarnos al máximo, y ahora nos toca otra vez saber adaptarnos. Hay que ajustar equipos, pero también saber motivarlos para ser más creativos. Está claro que no es la crisis que ya hemos vivido antes, pero saldremos igual adelante”.
De hecho, Jose Ignacio Hernández, managing director en MKTG Spain, fue el más optimista: “se nos presenta una oportunidad. Estamos en un momento en el que las grandes empresas están desviando presupuestos de publicidad a eventos, porque se han dado cuenta que lo que la gente quiere ahora son experiencias, y esto para nuestro sector es una gran oportunidad”.
Equipos motivados, a por el talento
Y es que, en un momento crucial como éste, todos los expertos y profesionales asistentes al Coloquio subrayaron la necesidad de “cuidar” a sus equipos. “Hay que dar la importancia que se merece al departamento de Recursos Humanos dentro de nuestras agencias -anotó Jose Ignacio Hernández-, porque siempre ha sido el olvidado, y ahora es el momento de reforzarlo, para que sea capaz de captar el talento que necesitamos. Hay que poner foco en este tema, y hay que gastar más en personal, si es necesario”.
Precisamente, en cómo motivar al personal y a los equipos se debatió durante buena parte del encuentro organizado por IPMARK. “Tener un equipo de profesionales bien formado es importantísimo -añadió Olga Turrión, de US Spain-. Y lo ideal es tener un equipo de profesionales con experiencia que suba mucho el nivel, pero también a juniors que lleguen con nuevas ideas, que refresquen y que motiven al resto del equipo”.
En este sentido, Carlos Morales subrayó que lo ideal es “crear estructuras permeables. Con una base profesional con mucha experiencia, sólida, y sumar perfiles juniors que nos doten de más creatividad. Es clave nutrirnos con perfiles más frescos. Y son perfiles que, a veces, no se mueven solo por dinero, sino por la ilusión del proyecto, por saberse pertenecientes a un equipo y a crear juntos un proyecto grande”. De hecho, Carmen de Armengol, directora de Solsona PR/Comunication/Events, fue más allá en la descripción de estos nuevos profesionales junior: “esta nueva generación, además, no está dispuesta a prostituirse por todo, es una nueva generación que sabe poner límites, y tenemos que aprender de ellos”.
Mónica Bravo Sohnius añadió que “son jóvenes, además, con mucho talento. Parece que son a veces, ‘vagos’, porque no quieren echar tantas horas como nosotros, pero es que, en realidad son muy eficaces, capaces de hacer en menos tiempo que nosotros muchos trabajos que ahora, con el dominio que tienen de las nuevas tecnologías, los logran. Quizás parece que no se dejan la piel, porque quieren salir pronto y tener horarios más flexibles, pero son jóvenes que al día siguiente vienen frescos, porque han tenido más horas para ellos”.
Es una nueva generación que marcará y sentará las bases de una nueva manera de trabajar en el sector, que no será ni peor ni mejor, será diferente. Ésta fue una de las conclusiones a las que llegaron los directivos de agencias de eventos asistentes al Coloquio.
Por una regulación del sector
Pero en esas bases, en ese futuro ya casi inmediato, todos coincidieron en que su industria lo que sí necesita es una regulación. Carolien Kroon, directora de Eventos en Intracom Marketing Solutions, matizó que, efectivamente, Eventos es un sector que ha sabido y sabe adaptarse, que siempre sale a flote, pero que “necesita una regularización para que no seamos siempre nosotros los que nos tengamos que ajustar y adaptar, porque está claro que estos niveles de estrés no los soportan todos”. De hecho, añadió que incluso hay profesionales que abandonan por no poder seguir el ritmo.
Sin embargo, en este punto no hay gran consenso. Algunos opinaron que lo ideal sería optar por cambiar las prácticas individualmente, cada agencia, otros, subrayaron la importancia de unas normas y de un ente regulador que “eduque” a los clientes. De hecho en lo que todos asintieron fue en que “no es fácil ponernos todos de acuerdo, pero debemos hacerlo”.
En este sentido, Beatriz González-Quevedo, gerente de la AEVEA, recordó que su entidad puede ser una herramienta para conseguir ese punto de encuentro y para impulsar una regulación del sector de forma generalizada. Asimismo, animó a todos los asistentes a asociarse y a unirse a su asociación, que ya congrega a un grupo representativo de agencias de organización integral de eventos, y que trabajan por y para la industria de los Eventos. González-Quevedo También recordó que desde la AEVEA se creó una guía de buenas prácticas para la compra de eventos que ellos mismos fueron explicando y presentando a directores de empresas y a agencias. Pero pidió que entre todos también se hiciera una labor de dar a conocer esta guía, para que “todos conozcan las reglas del juego, porque hay que aprender a saber decir que “no” en muchas ocasiones y por ello os invito a que empecéis a hacerlo”, añadió la gerente de la AEVEA.
Todos lanzaron una queja sobre las malas prácticas de muchas compañías que organizan concursos con demasiados participantes, que no remuneran los proyectos presentados, o que incluso copian y se apropian de ideas que descartan
Precisamente, un punto en donde más se necesita marcar unas pautas, sobre todo de cara al cliente, es en los concursos. Todos lanzaron una queja sobre las malas prácticas de muchas compañías que organizan concursos con demasiados participantes, que no remuneran los proyectos presentados, o que incluso copian y se apropian de ideas que descartan, incluso obligando a la “cesión de la propiedad intelectual del proyecto presentado”.
“La regularización del sector solo la lograremos si nos sentamos todos y nos ponemos de acuerdo -enfatizó César González, de Somos Experiences- Quizás sea éste el momento de inflexión, el momento de decir ‘hasta aquí llegamos’, porque tenemos que empezar y hay que dar ese primer paso ya”. Asimismo, recordó la importancia de hacerlo porque “nuestro entorno, la sociedad está cambiando, y ya no vale lo de antes. Por eso, somos nosotros los que tenemos que adaptarnos, en todos los ámbitos, también en el personal”.
Otra realidad es posible
Y otra realidad, otra manera de trabajar es posible. Tal y como recordó Mirja Kallies, gerente de Marbet, en otros países ya hay otra manera de trabajar. “Nuestra clientela se está aprovechando del mercado español, porque saben que en otros países no se trabaja así. En Alemania, por ejemplo, no es así y les funciona. Hay, por ejemplo, un límite de participantes en los concursos a solo tres agencias, hay mucha flexibilidad laboral, incentivamos al personal con horas libres, con días libres… Prácticas que nosotros ya aplicamos, y vemos que el equipo trabaja mejor, más motivado…”
De hecho, muchos abogaron por “empezar a relativizar la palabra urgente”, y todos estuvieron de acuerdo en la necesidad de “saber poner límites y decir que ‘no’”, tal y como reiteró Carmen de Armengol. Ella misma fue quien también apostó por “re-educar al cliente, empezando por no ofrecer tanta inmediatez. Pero es algo que o hacemos todos a la vez, o no servirá de nada”.
La conciliación, ¿una utopía?
En este punto, Jaime de Haro, editor de IPMARK, preguntó a los asistentes cómo están gestionando, precisamente, “el estrés” de las plantillas y qué medidas implementan para garantizar su “sostenibilidad emocional”. Porque, ¿es la conciliación una utopía en la industria de los Eventos?
Mónica Bravo Sohnius fue muy clara en su respuesta: “somos la generación de las 24 sobre 24. Nos dan igualas horas, pero está claro que deberíamos escuchar a las nuevas agencias para saber cómo lo gestionan ellas”. Asimismo, Raimond Torrents, CEP de Torrents & Friends, tampoco lo veía muy optimista. “La conciliación en nuestro sector es diferente a otro sector, no es lo mismo, y hay cosas en nuestro trabajo que no se pueden cambiar. Quien entra en este sector ha de entender que la conciliación será muy distinta a la de otros sectores. Pero bien es cierto que se pueden dar pasos, como por ejemplo, compensar con días libres, con vacaciones, pagando bien las horas…”.
“Somos proveedores de servicios, por lo tanto, no podemos estar mirando horarios. Efectivamente tenemos que aprender de las nuevas generaciones, pero vivimos en un momento en el que la inmediatez está en todo»
Asimismo, José Ignacio Hernández, también recordó que “somos proveedores de servicios, por lo tanto, no podemos estar mirando horarios. Efectivamente tenemos que aprender de las nuevas generaciones, pero vivimos en un momento en el que la inmediatez está en todo, no podemos dejar de dar ese servicio”.
Nuevamente, la postura de Mirja Kallies, gerente de Marbet, fue un paso más allá, y aseguró que ellos son “muy sostenibles”. “Yo estoy educando incluso a mi plantilla para que se tome horas libres, para que tengas flexibilidad, y a algunos les cuesta, pero ese tiempo libre que toman, luego se revierte porque vuelven siendo más eficaces y eficientes”. De hecho, Balba Camino, de Acciona Cultura, añadió que “si se priorizan los incentivos con horas libres, con tiempo para irl gimnasio, para salir antes… aumenta considerablemente la motivación de los equipos”.
En este punto, Laura Clark, Project Manager en LD Eventos, aportó una propuesta que facilitaría esta sostenibilidad, y es que a su entender no se deberían unipersonalizar los proyectos. “Hay que tener a más de una persona del equipo 100% formada y con el mismo conocimiento del proyecto para que se rompa esa unipersonalización. Así es posible no monopolizar el tiempo de una sola persona con ese proyecto”.
Y es que, tal y como recordó César González, “el principal activo de nuestras empresas son las personas, por ello todos tenemos que interiorizar que caminamos hacia la conciliación. Hay que poner el foco en las personas y en su motivación para retener el talento”.
Nuevamente, reiteraron todos que esa nueva manera de trabajar, buscando una conciliación, es la que busca la nueva generación. Un cambio que va en paralelo a los cambios de la filosofía de los clientes. Porque, “aunque va en nuestro ADN, tenemos que ir cambiando”, añadió Carlos Morales.
Viajes de incentivos al alza
Otro de los puntos que se analizó en el Coloquio fue el de los viajes de incentivos. Después de dos años de parón total, Jaime de Haro preguntó a los asistentes sobre cómo ha afectado a esta parte del negocio la pandemia y si se han cambiado las preferencias de los clientes. Una cuestión que Mirja Kallies respondió con una idea que todos compartieron y es que tras el parón de la pandemia, “no ha cambiado mucho. El cliente ha recuperado todos aquellos viajes que quedaron pendientes”. “Las propuestas que nos llegan son las mismas que hace tres años, con presupuestos similares y mismo número de invitados. Sin embargo, nuestras propuestas sí se han visto modificadas, aportando soluciones más digitales y ajustadas a la actualidad”, añadió Manuel Guardiola, senior account manager de Parafina Comunicación SLU.
Carlos Morales puntualizó que en su caso sí ven algo distinto, y es que “el cliente busca más interacción con el medio digital. Además, los viajes de incentivos quieren que generen contenidos, contenidos con los que interactuar y así, fidelizarlos más”.
Mónica Bravo, de Abile Corporate Events, también explicó que en su caso ven reforzar novedades y tendencias que se quedaron paradas con la pandemia, como por ejemplo, que el cliente busca y pide eventos más sostenibles. En este sentido, desde su agencia se están reforzando y apostando fuertemente por el “viaje eco chic”, un tipo de viaje que busca la exclusividad, pero también la sostenibilidad, con detalles como la reducción de la huella de carbono, o pequeños gestos como cambiar las botellas de plástico por cantimploras reutilizables.
La propia directora de Abile Corporate Events reclamó que “debería ser más fácil calcular la huella de carbono de un evento, porque así se puede compensar y es algo que se puede hacer fácilmente y no es muy costoso para el cliente, pero sí es un gesto importante para el medio ambiente”. Y es que, con un pequeño gesto se podría cambiar mucho.
En definitiva, la industria de Eventos está inmersa en una vorágine de nuevas corrientes, mientras sobrevive a los timings ajustados, la falta de personal, los recortes presupuestarios y las exigencias de un cliente que no cambia al mismo ritmo que lo exige el momento y la sociedad.
