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Agencias de eventos. Las nuevas reglas del juego

“Lo mejor del 2021 es que después llegará el 2022”. Entre el optimismo y el pesimismo realista, pero con una buena dosis de humor. Así transcurrió el primer Coloquio de Eventos presencial que IPMARK celebra desde el inicio de la pandemia. Un reencuentro en el que se han respirado las ganas por recuperar cuanto antes la experiencia ‘analógica’ y decir hasta luego a las pantallas. La tecnología sí, pero como una herramienta más.

Foto de grupo de los asistentes al Coloquio de Eventos IPMARK celebrado en el espacio Impact Hub Gobernador.

Algunas de las principales agencias de eventos españolas volvieron a verse las caras el 2 de septiembre en el espacio Impact Hub Gobernador (Madrid). Una cita muy esperada, en la que se reflexionó sobre la repercusión de la crisis sanitaria en este sector, y que también se convirtió en una oportunidad para relajarse y compartir las experiencias vividas en estos casi 20 meses de pandemia. “Este es casi un evento histórico después de tanto catering virtual”, bromeó Mercedes Baños, CRO de Mice Catering al inicio de la charla.

Las percepciones sobre la evolución del negocio a lo largo de 2021 oscilan entre el optimismo, el pesimismo y, por decirlo de algún modo, el realismo prudente. Así, mientras que algunos hablan de «un año ganado” gracias a la adquisición de nuevas capacidades y de una mayor agilidad, otros tildan de “ año de mierda” a este 2021, tal y como manifestó Diego Muñoz, presidente de Lastlap. “Hay que ser optimistas, pero también decir la verdad. Es cierto que hemos mejorado respecto a 2020 y que solo podemos ir a mejor. Y que, por primera vez, nuestro sector se ha movilizado en una misma dirección. Reconozco que esto último ha sido positivo”, concedió.

A su vez, Estrella Díaz, gerente de eventos de Staff Eventos, calificó de “tragedia” todo lo acontecido en los últimos meses. “El 2020 iba a ser el mejor año de la década. Una industria cada vez más compactada y en un momento pletórico. Ahora estamos sumidos en la incertidumbre. Con suerte cerraremos el ejercicio alcanzando el 45% de facturación de lo que conseguimos en 2019. Solo en el pasado mes de agosto han cerrado 575 agencias de eventos”. A pesar de estos datos tan descorazonadores, Díaz quiso destacar la resiliencia de la que está haciendo gala el sector, aunque prevé que hasta 2024 no se recuperarán las cifras pre-pandemia.

Del lado de los que prefieren ver el vaso medio lleno, Andrés Virto, director adjunto de Madison, reconocía que, aunque 2020 había sido un año perdido, el 2021 ha procurado más agilidad, creatividad y capacidad de adaptación a las agencias. Una visión secundada por Raquel Seiz, marketing & communication manager de 4foreverything, que aludió a la gran habilidad de las agencias para reinventarse, y Rafael González, CEO de Inusual, que interpreta este ejercicio como un “tiempo de observación”  del que extraer conocimiento de cara al futuro. “2021 está siendo una año de maduración para nuestra industria”, corroboró César González, CEO de Somos, mientras que Henar Postigo, directora de producción de El Baúl de las Piqué, opinaba que los profesionales de los eventos han dado “un paso de gigante”.

En la misma línea, Adrián Salamanca, director ejecutivo del área de eventos en Newlink, consideró que el 2021 ha sido un año fructífero en el que la digitalización de los eventos se ha popularizado, cobrando un auge desconocido hasta ahora y estableciéndose como una alternativa con visos de continuidad que aporta grandes beneficios a las empresas y marcas.

Tablero inestable

Resulta indiscutible que las reglas de juego han cambiado y cada agente ha movido las fichas como buenamente ha podido sobre un tablero inestable. Las herramientas tecnológicas fueron la “muleta” que permitió a gran parte del sector proseguir su marcha al inicio de la crisis. Una crisis diferente a todas las anteriores que, como señaló Jorge Hernández, director creativo de Duo, “en 24 horas convirtió en ilegal el negocio de las agencias de eventos durante un tiempo”.

Aprender a convivir con el virus y convencer a los clientes de que los eventos físicos son seguros y necesarios para su negocio son dos de las prioridades del gremio en esta fase de la crisis sanitaria.  Una tarea compleja, si bien los asistentes al coloquio esperan una reactivación de los eventos corporativos al rebufo de la normalización de la vida social, del turismo y de la vuelta de los acontecimientos deportivos, tal y como indicó Cristina Peña, national sales director de BCD. «De cara a la opinión pública hay que visibilizar que esta crisis no solo afecta a la hostelería, también a nuestro tipo de negocio y fijar nuestro discurso en la garantía de seguridad que ofrecen los eventos», puntualizó María Salio, ejecutiva de cuentas de Super 8.

«Es sorprendente el impacto medioambiental que suponen los eventos híbridos respecto a los presenciales»

Aunque detrás de la renuencia hacia los eventos físicos no solo está el miedo al contagio y la propagación del virus. “Los clientes también están inmersos en una crisis. Es necesario tenerlo muy presente. Hay razones económicas que explican la elección del evento digital frente al físico. El primero es mucho más barato y en muchos casos es la única opción para algunas compañías. Hay que reconocer que, en este sentido, la digitalización nos ha ayudado y también perjudicado”, reflexionó Raquel Seiz.

Sobre este punto disintió Andrea Clavijo, account & sales coordinator de Impact Hub, que defendió que no siempre el evento digital resulta más económico que el presencial. E introdujo otro factor en el debate al comparar la huella ecológica de una modalidad y otra. «Es sorprendente el impacto medioambiental que suponen los eventos híbridos respecto a los presenciales. En un estudio realizado sobre la medición y compensación de huella de carbono de dos eventos anuales de un mismo cliente, pudimos observar que las emisiones de CO2 emitidas en un evento presencial de 2019 para 300 personas fueron inferiores a las del mismo evento realizado en 2020 en versión híbrida (4,47 tn de CO2 en 2019 respecto a las 6,20 tn de CO2 del 2020). Seguidas del mantenimiento y del uso de las plataformas digitales, las publicaciones en RRSS fueron lo que más emisiones generaron».

Sobre los puntos débiles de los eventos digitales ahondó también Jorge Hernández, apoyándose en una investigación que muestra cómo el cerebro de los participantes o espectadores de eventos híbridos apenas segrega oxitocina, hormona relacionada con la felicidad y el placer, frente a lo que sucedería en los presenciales. Sin olvidar, como reiteró Andrés Virto, que “el evento físico es venta en estado puro”.

En general, los asistentes coincidieron en que la tecnología debe permanecer como una herramienta, con sus riesgos propios (vinculados a su propia naturaleza), y en que los consumidores y ciudadanos empiezan a manifestar una cierta fatiga digital tras estos casi dos años de pandemia.

La fuerza de la unión

Cohesión, colaboración, asociación…y fusión. Todos estos términos saltaron a la palestra durante el encuentro. Y es que la corriente de fusiones y adquisiciones que ya asomaba antes de la pandemia, se ha acelerado en los últimos meses debido a las dificultades económicas que muchas compañías arrastran. «El sector está muy endeudado. Así que las adquisiciones y fusiones van a aumentar porque no va a quedar otra. Nos espera una etapa de mucha efervescencia. Esto no ha hecho más que empezar», anunció César González, CEO de Somos, secundado por Rafael González, CEO de Inusual, que bromeó al apostillar que » veremos matrimonios muy curiosos en el futuro«.

«El asociacionismo garantiza un crecimiento sectorial más sostenible»

La unión del sector también se está materializando en el terreno del corporativismo, según reconocieron todos los asistentes. «La pandemia nos ha unido mucho a todos, nos ha hecho ganar en empatía, afirmó Beatriz González-Quevedo, gerente de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), que mostró su satisfacción al compartir el dato de que 64 de las 66 agencias que forman parte de la asociación han logrado sobrevivir al tsunami de esta crisis.

«De no existir AEVEA, la situación habría sido mucho más crítica para el sector», confesó Andrés Virto, que agradeció a la asociación su labor de apoyo e información en estos meses. A su vez, Estrella Díaz subrayó que el asociacionismo «garantiza un crecimiento sectorial más sostenible».

Por último, Andrea Clavijo resaltó cómo «en los momentos difíciles tendemos a aunar fuerzas y compartir experiencias. Un claro ejemplo es la creación de ADEPE en el 2020 ( la asociación de espacios para eventos) de la que IH forma parte y que supone un gran impulso para los espacios de eventos que no estábamos asociados hasta entonces, siguiendo el claro ejemplo de asociaciones como AEVEA».

 

 

Texto / Ana Egido

Fotos / Rocío Calderón