Al desarrollar una herramienta digital para la organización de eventos, en Eventtia nunca hemos tenido la oportunidad de gestionar nuestros propios eventos. Por eso, junto a la agencia mexicana TAO Publicidad & Eventos decidimos organizar un evento digital Haz Marketing Como Si Fuera 2030 bajo la marca Get Together, creada por Eventtia.
En este artículo, te contaremos cómo hemos llevado a cabo este evento, qué estrategias hemos utilizado, que hemos aprendido y cómo puedes aplicar toda esta información para organizar tus eventos.
Los Eventos Get Together: Una breve introducción
La idea del Get Together surgió en un momento cuando era difícil to get together dadas las restricciones. Por esta razón, hemos creado un espacio digital, para poder reunir a ejecutivos y profesionales de marketing y comunicación. Los eventos Get Together tienen dos formatos: eventos cortos de unas sesiones y eventos grandes o festivales. Todas las temáticas giran en torno al marketing y la tecnología. Para esta edición, nos enfocamos en un público LATAM con sede en México. Reunimos a CEO, directores de marketing de marcas como Ericsson, Ferrari, Burger King, Airbnb, Sanofi y más para que nos aporten su experiencia e ideas sobre lo que constituirá el marketing del futuro.
A diferencia de la edición pasada completamente virtual, esta vez creamos un evento con una producción híbrida que consiste en jugar entre escenas virtuales y estudio real, invitados remotos y presenciales, interacciones humanas y virtuales… No fue un reto fácil pero la versión híbrida logró crear más engagement e interés que los típicos eventos 100% virtuales. En este artículo les explicaremos cómo y por qué.
Creamos interactividad y nuevas maneras de expresarse
Pusimos a disposición varias herramientas para dar a los participantes múltiples formas de expresarse, de comunicarse e interactuar durante el evento. Entre ellas, SparkUp nos ayudó a realizar encuestas en vivo y difundir los resultados de manera original y entretenida sino también de ver a toda nuestra audiencia en tiempo real. Por ejemplo, durante una demostración de preparación de café colombiano, dimos la oportunidad a la audiencia de escoger en vivo que método le interesaba más para que el anfitrión lo ejecutara.
También, invitamos a los participantes a compartir sus preguntas para los ponentes en el chat, lo que representa un gran valor agregado ya que durante los eventos presenciales puede resultar más difícil acercarse a los ponentes.
Diversificamos los formatos y los contenidos
Con el trabajo en casa, las reuniones virtuales y los eventos en línea hemos escuchado hablar del término “zoom fatigue”, que se refiere precisamente al cansancio y aburrimiento que genera pasar tanto tiempo en reuniones virtuales.
En respuesta a este fenómeno, la producción de un evento híbrido se volvió una evidencia, ya que abre la puerta a posibilidades infinitas y nos permite ser muy creativos.
En esta edición, nuestros dos anfitriones recibían a los ponentes desde un foro virtual en el cual interactúan en vivo con los ponentes a través de keynotes, entrevistas… También organizamos un concierto y una mesa redonda durante los cuales todas las personas participaban en vivo dentro del foro virtual.
Los puntos que considerar al preparar un evento híbrido
- Tener una plataforma con una solución de eventos integral. Con Eventtia, pudimos dar realidad a todos nuestros deseos. Integramos herramientas de interactividad como SparkUp o un mosaico fotográfico, transmitimos debates presenciales y remotos, crear sesiones de networking entre los participantes, divertir a la audiencia gracias a un concierto privado, coctelería y otras activaciones de marca.
- Conseguir ponentes adecuados. Más que complicado, el proceso es tardado. Tuvimos que contactar a unas 150 personas para conseguir que unos 20 aceptaran participar.
- Elaborar una página web. A la hora de configurar tu página web, es importante mantenerla informativa pero concisa, hacerla la más visual e interactiva posible y sobre todo asegurarse que el formato de registro está accesible.
- Planificación minuto a minuto. Más bien en esta ocasión fueron segundos a segundos. Siendo una producción híbrida, se tuvo que planificar doble en el sentido que teníamos que prevenir lo que se iba a ver en la pantalla de la audiencia sino también nosotros lo que iba a pasar en el foro de grabación. En total, fueron 5 meses de juntas semanales entre los equipos creativos y técnicos de las dos empresas para juntar y probar ideas.
- Extra: Construir un programa de entretenimiento. Un formato particular es ofrecer a las empresas realizar una activación de marca que hemos invitado como Ferrari y Casa Lumbre. De un lado, nos compartieron una experiencia única de compra y de personalización de un coche Ferrari y del otro una sesión de coctelería a base de mezcal. También, hemos cerrado el evento con un concierto online ofrecido por la marca Pakaraima. Todas estas actividades están para acompañar la experiencia digital del evento y para hacerlo más real y similar a los eventos físicos.
Vamos a ir por más eventos
Después del evento, como equipo hemos llegado a una conclusión clara: organizar eventos es un gran reto, pero es una actividad que nos anima mucho y que genera resultados y relaciones muy poderosas. Por lo cual, vamos a seguir organizando eventos y creciendo la marca Get Together. Todo esto, para juntar a los profesionales del mundo del marketing y comunicación, para generar valor, para iniciar conversaciones difíciles, para animar e inspirar, y simplemente para conectar a las personas.
