IPMARK presenta la III edición de su sección IPMARK Experience, especializada en eventos, con el fin de aumentar la visibilidad de esta industria. AEVEA, EMA, 4Foreverything, BCD Meetings & Events Spain, Xiaomi, Torre Emperador Castellana, PortAventura y Ágora Events, protagonistas de este especial.
Especial IPMARK Experience (III)
Brands Meet People II. “Hay mucha agencia croqueta”

El pasado 30 de octubre se celebró la segunda edición del encuentro Brands Meet People, organizado por IPMARK. Cerca de treinta asistentes, procedentes de distintas agencias de eventos y anunciantes, repartidos en dos mesas, debatieron acerca de la situación actual de la industria. El encuentro tuvo lugar en la Torre Emperador Castellana, en Madrid. Aquí, la crónica completa del encuentro Brands Meet People II.
Las decisiones de compra en el mundo de los eventos

Criterios que influyen en la selección de proveedores
Los criterios que influyen en la selección de proveedores pueden ser tanto racionales como emocionales. El primero de ellos, de acuerdo con los resultados del estudio realizado por EMA, es la confianza/expertise (98%), seguido por el presupuesto (93%), la creatividad (92,5%), el feeling personal (86%), los proveedores homologados (83,5%), el riesgo financiero (76%), la recomendación acreditada (73%) o el enfoque sostenible (70,5%). Respecto a la realización de concursos, los events manager corporativos suelen convocar una media de tres agencias (53%), aunque también puede variar entre dos y cinco (81%). De los proveedores convocados, de dos a tres agencias son habituales. El 38% de los consultados afirma tener total libertad para elegir a los proveedores, mientras que el 34% solo pueden contar con proveedores homologados. Así mismo, un 28% señala que solo puede contratar a los proveedores homologados por el departamento de compras. Por su parte, los EEMM de agencia no acostumbran a convocar concursos para elegir proveedores (84,5%). La mitad acostumbra a pedir tres presupuestos, una cuarta parte piden uno o dos, mientras que otro 25% solicita cuatro o más presupuestos para cada servicios que necesita contratar.
La toma de decisiones
Dentro de las empresas grandes, los EEMM corporativos trabajan conjuntamente con diferentes departamentos involucrados en el evento. En el 79% de los casos es el propio EEMM el que toma la decisión de contratar a uno u otro proveedor. El porcentaje de empresas en las que la decisión está en manos de los departamentos implicados es del 33%, mientras que asciende al 24% el número de empresas que delega este tema al departamento de compras. Solo un 8% se lo encarga a su agencia de eventos. Según los EEMM de agencia consultados, en el 66% de las veces el cliente delega en la agencia la contratación, aunque pueden “convivir” los proveedores elegidos por el cliente y por la agencias. Solo en un 3% los proveedores son contratados, en su totalidad, por el cliente.
Condiciones de pago
Los EEMM corporativos suelen confiar la responsabilidad de las condiciones de pago al departamento ce compras y se despreocupan. Los EEMM de agencia, en muchas ocasiones, pagan a sus proveedores antes que la empresas haya abonado la totalidad de la factura y, por tanto, prevalece entre ellos la sensación de estar financiando parte del evento (“como si fueran un banco”). En este sentido, los EEMM entrevistados proponen buscar nuevas fórmulas para agilizar los pagos (58%), automatizando procesos.
Áreas de mejora
Así mismo, los EEMM de agencias reivindican contratos a 3 o 5 años, sin tener que competir en concurso por cada proyecto, así como conocer el presupuesto con antelación para diseñar mejor las propuestas y compartir la financiación con la empresa contratante (esta debería abonar en el momento todo lo que se tiene que pagar al contado y diferir a 30 días el resto de pagos). Por último, tanto los EEMM corporativos como los de agencias coinciden en la necesidad de mejorar las leyes de contratación de la Administración Pública para que el precio no siga siendo el factor más influyente en la toma de decisiones.
¡Croquetas para todos!
(O cómo infravalorar el gran valor de la experiencia y la personalización en eventos) 

Mentes expertas
Dicho esto, me quiero parar y que reflexionemos, ¿dónde reside verdaderamente el valor de la experiencia? Desde luego este valor no reside en el copy paste. A nivel social muy posiblemente, ese valor reside en todos aquellos momentos que atesoramos y que podemos recordar con alguna emoción asociada. La mente humana (o la mayoría de ellas) funcionan básicamente con dos momentos, los pasados y los futuros. Revivimos, imaginamos y sentimos. Y es que al final, nuestro trabajo consiste en despertar sentimientos y reacciones en el asistente que le lleven a tomar acción con relación a una experiencia vivida en donde se han tocado todos o casi todos sus sentidos (el olfato, el gusto, la vista y el tacto), es justamente aquí donde ocurre la magia y donde nosotros “las mentes expertas” tenemos la obligación de tocar la fibra del asistente y guiar a nuestro cliente para conseguir el objetivo principal de su evento. Y… Señores clientes aquí va una nota: si no queremos tener los mismos resultados, no hagamos siempre lo mismo; recordemos que, así como en el marketing convencional o en la publicidad, todo evento experiencial que emprendamos debe tener detrás un objetivo smart, que debe ser específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. No me quiero poner catedrática ni mucho menos, pero es que aquí muchas veces flaqueamos por ambas partes y emprendemos proyectos con objetivos ambiguos a la vista y que al final; (lo siento por ser tan realista), están ocasionando es que en vuestra cuenta de resultados obtengáis un ROI negativo, lo que indiscutiblemente nos afecta a ambas partes. Por otra parte, es hipernecesario por parte de las agencias ofrecer un reporting al cliente en condiciones después de cada acto en vivo sabiendo el objetivo principal que se persigue. Lo que no podemos es “recoger el chiringuito”, enviar los mails de agradecimiento e ir a por el siguiente evento como si nada. A modo de conclusión, os invito a que entendamos el ecosistema estratégico en el marketing experiencial como el juego Jenga, tengamos en cuenta que cada decisión que tomemos afectará la estructura final y según la pieza que decidamos mover esta se derrumba o no. Así como en el juego, en nuestra profesión hay muchas cosas que influyen para obtener un resultado óptimo conectando marcas con audiencias de forma efectiva y sin entrar en la parte más burocrática me quedaré con recomendaros que consideremos el pulso, la paciencia, la capacidad de análisis, la concentración, la toma de decisiones, la estrategia, la capacidad de reacción, la medición y sin duda alguna la suerte, que de esa sí que no os puedo hablar mucho pues cada uno tiene la suya echada. [1] ¿Cuáles son los 10 trabajos más estresantes? (eleconomista.net)
AEVEA AWARDS. El reconocimiento al sector de los eventos


Criterios de valoración
A falta de conocer los miembros del jurado, el presidente adelanta a IPMARK que estará compuesto “por personalidades de reconocido prestigio del sector de la comunicación, el marketing y los eventos, asociaciones e instituciones vinculadas”. Acerca de los criterios de valoración de los miembros del jurado, César González explica que se valorará, por ejemplo, en creatividad, “el grado de creatividad que supone la solución aportada, poniendo el foco en nuevas ideas diferenciadoras que no se hayan aplicado anteriormente en los eventos; o en soluciones tradicionales resueltas con ingenio que supongan un aporte extra de valor al participante en el evento”. Por otra parte, en el caso de la ejecución, los expertos tendrán en cuenta “el grado de dificultad al que se ha enfrentado el evento tanto por factores externos como internos”. Además, los miembros del jurado valorarán la eficacia, en el grado que “la acción ha supuesto un retorno de la inversión realizada justificando de manera fehaciente en términos económicos, de repercusión en medios, audiencia impactada y/o ingresos, si fuera el objetivo de la acción”. Y finalmente, la innovación tecnológica o el impacto sostenible, “otras de las variables que conformarán los criterios de valoración”.
Datos clave de los AEVEA AWARDS
Todos los proyectos realizados entre el 1 de enero de 2023 y el 31 de diciembre de 2023 pueden optar a algún premio de las candidaturas creadas. Estos galardones van a reconocer contribuciones decisivas en 11 categorías: Mejor Concepto Creativo, Mejor Diseño, Mejor Experiencia ESG, Mejor Experiencia Bajo Coste, Mayor Retorno y Eficacia, Mejor Presencia en Feria o Congreso, Mejor Evento Deportivo, Mejor Evento Cultural, Mejor Proyecto Jóvenes Promesas, Mejor Estrategia Experiencial y Mejor Trayectoria de Marca. 
Juan José Hernández (BCD Meetings & Events Spain): “Nuestro objetivo es contribuir a encontrar la forma ideal de conectar a las marcas con las personas”
Juan José Hernández, managing director de BCD Meetings & Events Spain 
“Sabemos que no hay un proyecto igual que otro y nos adaptamos a la realidad de las compañías”
Experiencias musicales
Son también agencia especializada en la organización de experiencias musicales. ¿Qué necesidades concretas tiene el desarrollo de experiencias de este tipo? Entendemos el carácter de la industria y lo que promotores y compañías necesitan en cada momento. Porque tras años de experiencia acompañando a los principales artistas y productoras, sabemos que contar con un partner sólido a tu lado es fundamental, una agencia que les entienda y que sepa reaccionar ante cualquier imprevisto. Junto con las principales promotoras hacemos posibles los grandes eventos musicales de nuestro país, colaborando en la organización de conciertos, giras y management. Los eventos musicales y especialmente las giras requieren una organización ágil que sepa aterrizar cada detalle y que se adapte a los diferentes perfiles: artistas, staff, personal técnico… Para cuadrar cada agenda y cada necesidad en cualquier parte del mundo. Y en cualquier momento, porque los artistas agradecen la cercanía y saber que siempre tendrán la respuesta adecuada de la agencia. Todo para poder centrarse en su verdadero objetivo: crear momentos emocionantes para su público.
“En BCD M&E tenemos tres áreas de especialización: Eventos, Sports y Pharma”
¿Cómo surge este área de trabajo? ¿Fue una oportunidad de mercado, el resultado de un trabajo ya realizado…? Desde nuestros comienzos siempre hemos estado cerca de compañías internacionales para las que la música forma parte esencial de su negocio y, tras años acompañándolas, nuestro equipo es ya un sólido partner para la industria. Así, no es la respuesta a un proyecto puntual sino más bien la evolución natural de un servicio que ha crecido y ganando en experiencia con los años. Entre las experiencias que trabajan se citan ‘Los40 Music Awards’, que se celebran este mes de noviembre. ¿Qué retos presenta la organización de este tipo de eventos? Gestionamos toda la logística de los premios: los jet privados para los artistas internacionales más importantes y también toda la coordinación de los invitados nacionales con traslados privados y la gestión de los alojamientos para que la experiencia sea perfecta. Es sin duda un reto organizativo en el que se necesita un equipo con mucha experiencia capaz de encontrar siempre la solución perfecta ante cualquier imprevisto. 
“Conseguir emocionar tal vez pase por una reunión con un formato original o tal vez venga a través de un viaje a un destino sorprendente”
También forman parte de la organización de otros eventos musicales populares como los Premios Cadena Dial, los Premios Ondas o incluso los Latin Grammy. ¿Cómo se logra mantener la diferenciación en cada uno de estos encuentros? Conociendo profundamente el perfil de los artistas que va a cada uno de ellos y el segmento de público al que van dirigidos. Eso hace que nuestra respuesta y el planteamiento previo que hacemos para cada uno esté muy adaptado. En nuestro equipo combinamos perfiles muy expertos con compañeros más jóvenes y esa confianza en el nuevo talento es también parte de nuestro éxito: ellos conocen ya a los artistas sobre el escenario y saben que sus necesidades son muy diferentes según su estilo.
Una experiencia visual y sonora
Evento de lanzamiento de Xiaomi en Berlín (Alemania) 

Cerca de 50 apps a la vez
El sonido de los megáfonos desvió las miradas de los asistentes que presenciaban la demo del perro robot biónico. La presentación del nuevo Xiaomi 13T Series estaba a punto de comenzar. El escenario elegido recordaba a una gran sala de cine, con grandes pantallas y numerosas butacas. Un grupo de azafatos daba la bienvenida con cárteles -con los rótulos de ‘Xiaomi Fans’, ‘Media’ y ‘Xiaomi Vip-, para guiarte a lo largo de las infinitas filas de butacas. Tras unos minutos de proyecciones de spots de la marca, Daniel Desjarlais subía al escenario para presentar a los asistentes, presenciales y virtuales, la nueva gama de teléfonos inteligentes de la marca asiática: Xiaomi 13T y Xiaomi 13T Pro. Una gran ovación del público daba la bienvenida a los dispositivos tras la proyección audiovisual de los smartphones. Es la primera vez que la serie T de la compañía china incorpora lentes ópticas profesionales de Leica en toda la gama, con una cámara gran angular de 50 megapíxeles. Desjarlais indicó que el teléfono inteligente “permite usar simultáneamente cerca de 50 aplicaciones, gracias al nuevo almacenamiento”. La velocidad de carga también emerge entre las ventajas del dispositivo, compartió el directivo. La versión 13T Pro puede cargar la batería “en sólo 19 minutos” y tiene una duración de “13,5 horas”. 
Activaciones
Al finalizar la presentación, los asistentes pudieron disfrutar en primera persona de los distintos dispositivos, dispuestos en expositores en una nueva sala contigua. Distintos stands presentaban las nuevas funcionalidades de los smartphones, el reloj y la pulsera inteligente. En el caso del Xiaomi Smart Band 8, la activación permitía al usuario ver cómo la pulsera puede colocarse sobre la zapatilla deportiva y así analizar en tiempo real la carrera del runner. Los nuevos teléfonos de la 13T Series se podían tocar para ver sus actualizaciones, la capacidad de las cámaras o la usabilidad de las aplicaciones. 
Una revolución óptica

Aquí, la última campaña lanzamiento de la nueva serie Xiaomi 13T y 13T Pro.
Torre Emperador Castellana. Un pequeño y exclusivo microcosmos al servicio de las empresas

El restaurante más alto de España
En la planta 33, cuenta además con el que es actualmente el restaurante más alto de España, donde poder tener comidas de empresa o celebraciones y aniversarios. Es posible además privatizar toda la planta si el evento necesita de total exclusividad. Para completar los espacios que están a disposición, no podemos olvidarnos de sus áreas exteriores que pueden servir también para conectar con los ciudadanos y ser un punto de exposición o demostración de producto. En definitiva, un pequeño microcosmos al servicio de las empresas.
Un evento terrorífico y sostenible

Políticas ESG
“Este año ha sido muy especial, porque hemos obtenido el certificado como empresa B Corp, que demuestra nuestro compromiso con el medioambiente y la sociedad. Un compromiso que el resort lleva trabajando desde sus inicios y que se ha materializado en grandes proyectos, como PortAventura Dreams, un complejo de viviendas situado dentro del resort que acoge a familias vulnerables para que puedan disfrutar de unos días de descanso y diversión”, comentó Choni Fernández. La directora de sostenibilidad de PortAventura World fue la encargada de presentar las últimas novedades sobre las estrategias ESG de la compañía al centenar de profesionales de agencias que fueron a ‘Hallowgreen’. De esta manera, la sostenibilidad fue una de las grandes protagonistas de la jornada corporativa incentivada por PortAventura Business & Events al destacar su máximo respeto por el medio ambiente y optar por formatos digitales que permiten disminuir la generación de residuos, vinilos libres de PVC, acreditaciones de papel FSC y cartón de panel de abeja para la decoración, así como la elaboración de menús de productos km 0. “El objetivo de este encuentro ha sido demostrar nuestra filosofía sostenible, que aplicamos en cada uno de los eventos que realizamos en PortAventura Convention Centre. Se trata de un aspecto cada vez más demandado por nuestros clientes, y esta oportunidad nos parecía perfecta para mostrar a algunos de los miembros más importantes del sector todo lo que podemos ofrecer», expresó Malin Nilsson, directora de PortAventura Business & Events.
¡Celebramos 25 años y seguimos con la misma ilusión que el primer día!









