“Hay que prever los siniestros más probables”
1. La seguridad es sin duda uno de los factores relevantes de un evento, si no el que más. El resto de los objetivos pierden preponderancia si se pone en juego la seguridad. Y cuando hablamos de seguridad hablamos de garantías para las personas, para el medio ambiente y para los objetos e inmuebles. No solo se circunscribe al control de accesos, sino que involucra todos y cada uno de los puntos de contacto de la gente participante con el evento, así como todos y cada uno de los puntos de contacto del evento con el medio ambiente.
El papel de la agencia es el de planificador, coordinador y vigilante del cumplimiento de los procedimientos y protocolos de seguridad. El papel del organizador, como responsable último, es el de vigilante y colaborador de la agencia en la observación y cumplimiento de los parámetros establecidos.
2. En caso de siniestro es de primordial importancia establecer un diagnóstico de los daños causados y de las causas que lo originaron. Es necesario actuar de inmediato para minimizar los daños y eliminar la fuente que originó dicho siniestro. Es preciso que exista una planificación y protocolos para los siniestros más probables. A su vez es fundamental formar al personal del evento en dichos procedimientos y protocolos, roles a asumir y qué hacer en caso de incidentes que afecten a la seguridad.
Las pólizas de seguros de eventos varían según la tipología del acto y son muy distintas, ya que deben adecuarse a la naturaleza del mismo: interior, exterior, cantidad de gente, actividades que se realizan, etc.
Las aseguradoras en general responden de manera relativamente lenta y son algo reticentes, aunque al final, en cumplimiento de la ley, deben pagar lo establecido en la póliza. Es importante que a medida que se desarrolla el evento se establezcan mecanismos de registro de aquellos parámetros y criterios que una aseguradora puede llegar a solicitar en caso de siniestro: velocidad del viento, temperatura, fotos que muestren el estado de las salidas de emergencia, presencia de ambulancias, personal de seguridad, formación del personal, etc.
3. Esta lista es interminable y varía según la tipología y naturaleza del evento. No es lo mismo un partido de fútbol que una convención en un palacio de congresos.
Pablo Turletti, director general de Karpa.
“La parte más importante es la previsión”
1. En un evento de gran envergadura la seguridad es esencial. Cuando planificamos y desarrollamos la idea creativa ya tenemos en cuenta este punto. Un evento tiene que transcurrir de una forma natural, en donde los invitados no tienen por qué vivir ni intuir las complicaciones que pueden surgir.
El papel de una agencia es esencial para que coordinar cada uno de los factores involucrados en el evento. Por este motivo hay que marcar un timing exhaustivo y común para que cada uno pueda desarrollar su labor de una forma profesional y sin que se produzcan bloqueos.
En relación a los aspectos a tener en cuenta, es importante la coordinación de todos y cada uno de los procesos: creación, desarrollo, presentaciones, contratación y control de todos los proveedores. Una buena coordinación asegura el éxito de un evento.
2. Posiblemente, la parte más importante en cuanto a siniestros en los eventos es la previsión. Gran parte del trabajo es previo a la celebración del acto, donde se verifican y estudian todos los posibles aspectos que pueden considerarse de riesgo.
Si se produce algún siniestro se inician los habituales trámites con las compañías de seguros, que valorarán la responsabilidad del mismo y sus consecuencias legales y económicas.
El coste de los seguros suele valorarse en función de algunos parámetros, como pueden ser el volumen de facturación anual de la empresa y el presupuesto del evento. También se valoran otros aspectos como la ubicación del mencionado evento, duración, número de asistentes, mínimos y máximos de coberturas.
Nosotros disponemos de un seguro de responsabilidad civil general renovable anualmente, que contempla específicamente los riesgos en los eventos dentro de sus condiciones especiales. No obstante, es habitual formalizar contratos de seguros puntuales para algunos actos, sobre todo en aquellos que casos que pueden tener un volumen [de siniestros] superior a la media.
3. Una vez desarrollado y aprobado el diseño del evento y planificado con todos los proveedores se pone en marcha el siguiente proceso: número de invitados, confirmación de que éstos no serán superiores al aforo del local, un buen control de acceso con seguridad, puntos calientes del evento (barras y accesos de catering, personal suficiente para atender a todos lo invitados, lavabos…) y, sobre todo, un control de todos los implicados desde el inicio hasta la finalización del evento.
Dolors Borras, directora de producción de eventos de Piazza Comunicación.
“La revisión y mantenimiento es fundamental”
1. En Micropolix la seguridad es uno de los factores más importantes de la operativa habitual. Dispone de un servicio permanente durante las 24 h con todas las medidas oportunas según marca la ley, para garantizar la seguridad de sus visitantes bien sea para un evento o para el uso diario de las instalaciones.
Los aspectos más relevantes en cuanto a seguridad son el control de los accesos, el plan de evacuación y las medidas contraincendios, entre otros.
A los organizadores de eventos y agencias les exigimos toda la documentación en regla en cuanto a personal, servicios y proveedores, así como un seguro de responsabilidad civil que cubra todos los posibles incidentes que pudieran ocasionarse durante el tiempo que permanecen en nuestras instalaciones. Igualmente, todos nuestros proveedores tiene que asegurar su compromiso de sostenibilidad. El compromiso con el medio ambiente, la integración cultural y la sociedad, siempre son valores que tenemos muy en cuenta con nuestros clientes y proveedores. En Micropolix, la responsabilidad social corporativa es un ingrediente inherente a nuestro posicionamiento como compañía.
2. En caso de siniestro, Micropolix dispone de un plan de emergencias que se pone en marcha de manera inmediata al detectar los servicios de seguridad cualquier incidencia. Estos protocolos están diseñados por especialistas de los distintos sectores de la seguridad y certificados por empresas homologadas a tal efecto. Igualmente, cuenta con el aval y la certificación de los servicios municipales de seguridad ciudadana y Protección Civil correspondientes.
Nuestra compañía dispone de todo tipo de seguros, incluido el de responsabilidad civil, que cubren cualquier contingencia. En casos excepcionales o en función de las necesidades, estos son complementados con otros específicos para una determinada actividad.
Afortunadamente, no hemos tenido ningún siniestro ni situación de emergencia en el tiempo que la empresa lleva funcionando.
3. En un evento se coordina la seguridad con el cliente y se realiza un plan específico en función de sus necesidades, que se suma a la operativa habitual, fundamental el control de accesos y la supervisión de que todos los elementos funcionan. En Micropolix trabajamos los eventos a medida, ya que nunca hay dos iguales.
Luis Vaquero, director corporativo de operaciones de Micropolix Magus Creativa Europe.
“La agencia debe asesorar al cliente final”
1. La seguridad es un requerimiento imprescindible. Y uno de los aspectos más relevantes, en nuestro caso, es el control de aforo para ajustar el número de asistentes a la capacidad del recinto.
El papel de la agencia debe ser asesorar al cliente final, por el conocimiento que tienen tanto del lugar como de la actividad. Además, tiene que ser el interlocutor válido con los proveedores.
2. Lo mejor es la prevención y actuar siempre de acuerdo con los protocolos de prevención de riesgos, para que el siniestro no se produzca. No obstante, en nuestro caso disponemos de una póliza que cubre la responsabilidad civil. También se informa a los clientes, vía contrato, de qué comportamientos no se permiten en nuestras instalaciones.
3. El control de accesos, control periódico y pautado de instalaciones, proveedores homologados y profesionales que siguen un protocolo de prevención de riesgos.
F. C. Barcelona.
“La seguridad empieza desde que se plantea el evento”
1. La seguridad en los eventos empieza desde que se plantea acto en sí mismo: compañías con las que se debe trabajar, seguros para cubrir los viajes, seguros de responsabilidad civil de los espacios donde se va a realizar el evento, los hoteles donde se van a alojar los participantes… Uno de los aspectos más relevantes a tener en cuenta, dependiendo del tipo de evento, es el plan de emergencia y evacuación. La agencia debe ser la que se encargue de avisar e informar de todas las necesidades de seguridad al organizador.
2. Siempre hay que llevar los datos de contacto de las compañías aseguradoras que intervienen en un evento. En caso de que ocurra cualquier siniestro, lo primero que hay que hacer es asistir a los afectados. Después dar el parte a la compañía aseguradora, y posteriormente enviar la documentación y los gastos que se hayan producido. En el caso de asistencia en viaje, cuando se produce algún siniestro las aseguradoras responden bien; suelen ser rápidas en la tramitación de los expedientes. En otros casos no nos hemos visto en la necesidad de usarlos.
3. Preguntar por el seguro de responsabilidad civil y lo que cubre. Hay que considerar también las ordenanzas municipales sobre concentración de personas máximas permitidas, planes de acceso, evacuación, salida de emergencia, extintores, botiquín…
Paula Fuster Arribas, directora comercial y de marketing de Atlanta.
“Es una necesidad básica, no un diferencial”
1. La seguridad en los eventos es de suma importancia. No se trata de un diferencial, sino una necesidad básica. Obviamente, tendrá peculiaridades dependiendo del tipo de evento, la localización, el numero y de los asistentes (si son personalidades, políticos, etc.), de la producción, de la legislación del país en el que se realiza el evento, etc.
La agencia u organizador tiene como papel investigar el contexto y tener claro los posibles riegos a que están sometidos los asistentes y participantes. De esta manera, se pueden tomar las medidas idóneas, con el objetivo de prevenir y evitar cualquier problema.
2. En caso de un siniestro se ponen en marcha los mecanismos de resolución de incidencias en tiempo real que tenga ya previsto la agencia organizadora en el pre-evento. Hay procedimientos estándares de actuación, pero dependen del tipo de evento. No es lo mismo un acto masivo de gran audiencia, como un gran concierto, que un pequeño workshop, o una reunión de ventas.
Respecto a los tipos de contratos de seguros, normalmente se contrata un seguro de responsabilidad civil y un seguro especifico de accidentes. Dar de alta en la seguridad social a todas las personas que componen el staff del evento: azafatas, coordinadores, etc., también constituye una medida de seguridad. Cuando montamos una gran estructura necesitamos tener un certificado de seguridad emitido por un arquitecto, un certificado o boletín técnico de instalaciones eléctricas, etc. En el caso de haber catering en el evento, hay que tener por parte del proveedor un certificado indicando que cumple con las normativas de sanidad.
En caso de siniestro, la compañía de seguros acude con sus agentes y peritos, para valorar los daños y cubrir de acuerdo con la póliza y el alcance de cobertura que haya sido contratado.
3. Todos estos aspectos son importantes, pero sobre todo hace falta un estudio detallado del contexto en el que se va a organizar el evento: particularidades relacionadas a la localización, accesos y salidas, con planes de evacuación, tipo y número de asistentes (personalidades, políticos), normativas y legislaciones del país en el que se organiza el evento, etc.
Javier Pérez Pardo, director general de Estilo Propio.
