A medida que el coste para comunicarse decrece, el número de interacciones aumenta exponencialmente, así como el tiempo necesario para que se procesen. Eso dice la ley de Metcalfe. Un principio que, al parecer, se cumple y nos está volviendo menos eficaces.
Las empresas siguen invirtiendo en nuevas tecnologías, pero los beneficios comienzan a ser poco visibles. Es muy posible que el impacto de las nuevas tecnologías en las organizaciones las esté haciendo cada vez menos eficacia. De hecho, mientras que en la década de los 90 y los primeros años del nuevo milenio la productividad aumentó rápidamente, hoy día ha caído significativamente.
Hace 30 años, un ejecutivo muy ocupado recibía una media de unas 20 llamadas diarias (5.000 al año). El contestador automático, seguido del multi-contestador automático (la versión pre-correo electrónico de “responder a todos”, redujo el coste de dejar un mensaje y el volumen creció en consonancia, hasta los 10.000 al año.
Las actuales redes (teléfono, email, mensajes instantáneos, etc.) han hecho que el coste de la comunicación con una persona o varios cientos sea virtualmente nula. Así que el número de mensajes ha estallado hasta alcanzar los 50.000 al año. Los directivos empresariales pronto dedicarán más de un día a la semana sólo para gestionando las comunicaciones electrónicas.
La consultora estratégica Bain & Company ha analizado en el estudio Managing Your Scarcest Resources cómo las nuevas tecnologías podrían estar teniendo un efecto indeseado en el mundo empresarial, aplicando la ley de Metcalfe, anteriormente citada.
Entre otras conclusiones, el estudio de Bain & Company ofrece las siguientes:
• Reuniones. La ley Metcalfe también se puede aplicar a las reuniones. Con la introducción de programas de calendarios y agendas digitales, el coste de organizar una reunión ha caído en picado. Como consecuencia, el número de reuniones ha aumentado y el número de asistentes a las reuniones se ha disparado. Hasta un 15% del tiempo de las empresas se pasa en reuniones, un porcentaje que aumenta cada año desde 2008.
• Tiempo real de trabajo. Un supervisor o un directivo de nivel intermedio trabaja 47 horas a la semana. De éstas, dedica un promedio de 21 horas semanales a las reuniones y 11 para enviar, leer y responder el correo electrónico. Así que el tiempo real de trabajo se reduce a 15 horas semanales. Y eso no es todo, si se deducen los periodos de tiempo de menos de 20 minutos entre las reuniones o mientras se revisan los mails como “tiempo improductivo” – porque es difícil empezar y completar la mayoría de las tareas en menos de 20 minutos – entonces la realidad es que el tiempo disponible para trabajar sin interrupciones queda reducido a menos de 6,5 horas a la semana.
• Interacciones necesarias. Un reciente estudio de CEB, demuestra que al menos un 60% de los empleados tienen que consultar con un mínimo de 10 personas al día para hacer su trabajo y un 30% con al menos 20 personas. El resultado es que las compañías ahora necesitan más tiempo para hacer cosas. Por ejemplo, se necesita un 30% más para finalizar proyectos complejos de IT, un 50% más para contratar a nuevo personal y casi un 25% más para firmar nuevos contratos con clientes. Y esto se ha producido únicamente en los últimos cinco años.
• Pérdida de tiempo. Algunas de las tecnologías que se emplean hoy en día en los lugares de trabajo incentivan a los trabajadores a perder tiempo y ser improductivos, como la programación de reuniones innecesarias.
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Evaluando la inversiones en tecnología  La consultora recomienda Bain & Company recomienda a las empresas que tengan en cuenta dos factores a la hora de evaluar sus inversiones en tecnología: • En primer lugar, las organizaciones deben considerar si la tecnología permitirá a la los trabajadores hacer más en menos tiempo o si solamente permite que el trabajo y la colaboración sean aún más fáciles. Las inversiones que sólo reducen el coste de las interacciones deben ser vistas con escepticismo. A menos que una empresa sea muy disciplinada con la gestión de su tiempo, el lado oscuro de la ley de Metcalfe pisoteará cualquier posible beneficio que la nueva tecnología pueda traer. • Hoy en día, muchas de las inversiones en nuevas tecnologías apenas son soluciones temporales para esencialmente solucionar malos comportamientos o procedimientos en el intercambio de información. Cuando, por ejemplo, la información sobre clientes, financiera u operativa, es fácilmente accesible para todos, la necesidad de crowd-sourcing o de conciliación de datos se reduce significativamente. La tecnología puede tener enormes beneficios en el lugar de trabajo, pero es justo preguntarse si se ha llegado a un punto de rendimiento decreciente en algunas áreas. |
