Al coloquio asistieron dieciséis profesionales, catorce de espacios para eventos y dos de agencias especializadas en su ideación y organización.
Entre los espacios presentes había diferentes perfiles: unos especializados en la organización de congresos, otros enfocados más al ocio y experiencias lúdicas, otros focalizados en la gastronomía como reclamo principal, otros relacionados directamente con el mundo del cine y su exhibición, pero todos con un denominador común, el de convertirse en el mejor escenario para los eventos del cliente.
Algunos de los espacios destacan por su ubicación privilegiada y otros por la espectacularidad o el encanto de sus instalaciones, algunas de ellas tan singulares como las de Torre Espacio, de Madrid, el cuarto rascacielos más alto de España, que cuenta con una división de eventos, aunque su negocio principal sea el inmobiliario.
El espacio y su composición son esenciales, y los responsables de promocionarlos y comercializarlos son conscientes de que cuando el cliente los conoce directamente, en persona, el 80% del acuerdo está cerrado. Pero no todos tienen la ventaja de contar con un edificio emblemático o de estar en las calles más céntricas y atractivas de la ciudad, con lo que la venta se hace más difícil.
A este problema se suman otros, como el de que la organización de eventos no constituya la actividad principal del negocio, por lo que esa parcela es menos conocida y resulta más complicada de promocionar; o que siéndolo, exista una actividad central tan potente que haga sombra al resto de servicios y opciones que ofrece el espacio.
Juntos mejor
La mayoría de los convocados, salvo dos, eran representantes de espacios para eventos, y todos estaban de acuerdo en que las agencias juegan un papel imprescindible en la proceso.
En algunos casos, las agencias son el puente necesario para llegar al cliente final, al que de otra manera no tendrían acceso. En otros, es el compañero de viaje con el que tienen que trabajar por indicación del cliente.
“Nuestro cliente preferencial es la agencia”, dijo Marian Morales, directora de eventos y protocolo de Callao City Lights; “Cuando hablamos de cliente hablamos de la agencia”, explicó Ana dos Santos, directora de Teatro Goya; “Trabajamos muy de la mano de las agencias”, dijo Rafael Mayas, responsable comercial de Retamares Casino Club de Golf. Afirmaciones que dan una idea de la estrecha relación que se establece entre ambos, agencia y espacio. Pero no por eso el cliente final, el anunciante, deja de relacionarse directamente con los espacios. La mayoría coincidió en que cada vez tenían más peticiones de ellos.
Pero ¿qué aportan las agencias al evento? Según las representantes de las dos agencias que participaron en el coloquio: Verónica Ferrer, responsable de Redchip, y Miriam Creus, directora de producción de acciones especiales de GroupM, la visión global de la estrategia del cliente y la cuidada disposición de todos los elementos. “El evento es un acto de comunicación que debe estar perfectamente calculado y transmitir una experiencia”, afirmó Ferrer.
Y ¿qué es lo que las agencias valoran de los espacios? La capacidad de trabajar en equipo, la capacidad de reacción ante los imprevistos, la capacidad de gestión y la flexibilidad, entre otras cosas. “Como cada uno nadie conoce su espacio, por eso nuestra colaboración es importante, para aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece y sacar las ideas de la agencia adelante”, dijo Marian Morales.
La crónica completa del coloquio se publicará en el número de marzo de IPMARK.
<b<Asistentes
Los asistentes al coloquio fueron Rafael Mayas, responsable comercial de Retamares Casino Club de Golf; Íñigo Arzadun, dirección y organización de Retamares Casino Club de Golf; Antonio González, director comercial de Yelmo Cines; Sita Bello, senior sales & marketing manager de Hard Rock Cafe Madrid; Rosario de Campos, directora del Centro de Convenciones Mapfre; Gema Fernández, gerencia de Moda Shopping; Marian Morales, directora de eventos y protocolo de Callao City Lights; Ana dos Santos, directora de Teatro Goya; Eva Sánchez, producción de eventos de Teatro Goya; Vanesa Matías, del departamento comercial de La Casa de Mónico; Rocío Zunzunegui, de Torre Espacio; Carmen Ceular, directora comercial del restaurante Ramsés; Verónica Ferrer, responsable de Redchip; Mirian Creus, directora de producción de acciones especiales de GroupM; Ángel Calvo, director comercial de la finca La Cervalera, y Luis Sabates, director de ventas de Cinesa para España y Portugal.
