¿Continúa llevando a sus reuniones de trabajo los documentos impresos, aunque los tenga también guardados en su tablet o portátil? ¿Prefiere leer los informes y contratos en papel a hacerlo en pantalla? No se preocupe, su caso no es nada raro: según revela el estudio Office Insights , más de la mitad de los empleados europeos encuestados considera que los documentos en papel tienen mayor aceptación que los documentos electrónicos como soporte para la toma de decisiones en reuniones de trabajo.
Y un 57 % reconoce que sigue leyendo los documentos en papel en lugar de hacerlo en el ordenador –no digamos ya en la pantalla del móvil, cuyas reducidas dimensiones desaniman aún a más posibles lectores.
Aunque nadie duda de que la digitalización es una tendencia imparable en los entornos de oficina –tanto por los beneficios de agilidad y eficiencia que ofrece en la gestión de los documentos como por su contribución al respeto medioambiental-, parece que aún le queda mucha vida al papel, a día de hoy uno de los soportes más eficientes para distribuir y compartir información. El mismo estudio que citábamos antes revela, por ejemplo, que un 30 % de los empleados de oficina no podría hacer su trabajo diario sin acceso a una impresora o dispositivo multifunción. Y esto no solo se debe a la pujanza del escaneado. Aunque sorprenda a más de uno, el crecimiento del volumen de documentos electrónicos ha estado acompañado en los últimos años por el crecimiento neto de la impresión y la copia: según este estudio, realizado en compañías europeas de muy diversos sectores, son mayoría (una de cada cuatro) las empresas que imprimen y copian “con mucha mayor frecuencia” que hace tres años.
Más que destronar al papel, los documentos electrónicos y las modernas herramientas de gestión documental permitirán equilibrar el consumo de papel y los recursos de impresión, al tiempo que se facilita el cumplimiento de las tareas diarias. Tanto los archivos digitales como la impresión y escaneado de documentos desde la nube permitirán ahorrar tiempo y elevar la productividad, pero sin renunciar a las ventajas del papel allí donde más se necesitan.
Uno de los departamentos en los que el papel y los documentos impresos mantienen prácticamente intacto su valor es el de marketing, ya que este soporte le permite producir materiales promocionales y de comunicación de alta calidad y de forma ajustada en costes. Las campañas en papel siguen dando cierta seguridad al consumidor y, además, tienen una gran capacidad para “seducirle” emocionalmente. En muchos materiales de marketing impreso se está empezando a jugar, por ejemplo, con los códigos QR (código de respuesta rápida), matrices bidimensionales que incluyen una gran cantidad de información fácil de leer al escanearlos, y con la realidad aumentada como herramienta interactiva.
Más allá de marketing, en cualquier caso, multitud de procesos de negocio están ligados al papel, y la copia física de los documentos electrónicos seguirá siendo necesaria en caso de auditoría o archivo por obligación legal. En papel, en formato electrónico o en la nube, el único requisito irrenunciable a la hora de procesar y guardar los datos es garantizar su seguridad y acceso permanente.
Laura Clavero, imaging supplies product manager de Canon España
