Las propuestas marcadas en la guía de ‘Buenas prácticas en la compra de servicios de eventos’ creada por AEVEA y AERCE muestran los puntos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento.
La ‘I Jornada de contratación de servicios de Marketing: eventos’, organizada por la Asociación de Marketing de España, se celebró el 25 de abril. Durante el acto la guía se mantuvo como tema central. Manuel Blanco Angulo, representante del departamento de compras de FCC Servicios Ciudadanos y miembro de AERCE, y Carlos Lorenzo, presidente de Cow Events Group y miembro de la junta directiva de AEVEA, se encargaron de su presentación, que posteriormente dio paso a una mesa redonda donde expertos del sector debatieron sobre la situación de los eventos en España.
La guía recoge detalladamente las fases que se deben realizar a la hora de celebrar un evento. Actualmente, cobran gran relevancia debido a la importancia que está adquiriendo en las empresas como parte esencial de la estrategia de marketing. El amplio desarrollo del mismo ha animado a la creación de la guía para así intentar establecer unas medidas que faciliten el trabajo entre clientes y agencias, y evite malas prácticas.
Uno de los temas más discordantes de la jornada fue el proceso del briefing y la concesión de los proyectos. Dentro de la guía se establece como número razonable el de 5 compañías para competir con propuestas para un evento. Los representantes de las agencias mostraron su desacuerdo por considerar desmesurado el número. Olga García, experta en dirección de proyectos de marketing y eventos de negocio señaló que “es un abuso pedir a tantas empresas un trabajo tan amplio para luego solo elegir a una”. Por su parte, Ander Bilbao, CKO de Beon Events y miembro de AEVEA, mostró el hándicap que supone que esos anteproyectos no estén remunerados tras suponer un trabajo tan arduo.
Belén Fierro, responsable de protocolo y eventos España en Airbus y miembro de la junta directiva de EMA, apoyó a sus compañeros y afirmó que “tres empresas compitiendo es suficiente y te aseguran una mayor calidad”. Sin embargo, señaló la importancia de saber diferenciar ya que “hay situaciones en las que el evento no es de gran envergadura en los que contar con una competencia de veinte es recomendable”.
La creatividad y la seguridad, elementos indispensables de un evento
A la hora de seleccionar una propuesta, el coste es uno de los factores más relevantes y así lo hizo palpable Juan Manuel Blanco. Como parte del área de compras mantuvo claras sus requisitos a la hora de escoger un proyecto, que sea el más barato. En contra posición a su visión, los representantes de las agencias defendieron la creatividad como elemento esencial.
Belén Fierro, afirmó que “la creatividad es el factor más decisivo, es lo que distingue un proyecto de otro”. Olga García y Ander Bilbao, apoyaron su visión y recalcaron la importancia del presupuesto como elemento esencial a la hora de desarrollar dicho ingenio “si están dentro del presupuesto es preferible escoger el mejor a el más barato” destacó García.
Otro de los puntos en los que se hizo hincapié fue la seguridad. Pese a no formar parte de los apartados de la guía, los expertos quisieron destacar su importancia a la hora de realizar eventos. “Genera mucho gasto y tiempo, pero es algo que se debe tener en cuenta tanto en ventas como en marketing” destacó Fierro. Para asegurar el buen desarrollo de los eventos Bilbao aseguró que uno de los factores que aseguran su buen funcionamiento es la fiabilidad del proveedor con el que trabajas.
La conclusión de esta presentación fue muy positiva por parte de todos los presentes. Coincidieron en dar su apoyo a la guía por considerarla una herramienta esencial para que el sector evolucione y mejore. “Es un pilar necesario para construir en positivo el sector de eventos” aseguró Víctor Conde, director general de la Asociación de Marketing de España. Sus propulsores destacaron que es la primera edición y que son conscientes de que deben seguir mejorando, “estamos abiertos a conocer todas vuestras opiniones y mejorar para la guía 2.0” aseguró Carlos Lorenzo.
