La compañía Enlaze3, especializada en consultoría, control del gasto, compra y gestión de la comunicación impresa de empresas e instituciones ofrece soluciones de outsourcing en este campo. Las actividades de gestión de la impresión y producción gráfica externalizadas han significado para sus clientes una reducción media en sus costes del 22% y mejora de procesos centralizando en un único proveedor todas sus necesidades.
El coste medio del material impreso o comunicación impresa (folletos, PLV, memorias, catálogos, packaging,…) de una empresa representa el 6,1% de su facturación (All Associates Group), lo que supone una cifra de cierta importancia. Además es un gasto complejo de testar puesto que intervienen intermediarios que encaren los costes y otros interlocutores externos en relación con varios departamentos.
Diversos estudios han demostrado que el 90% de los costes de material impreso de las empresas no son visibles y por lo tanto, están fueran de control. Son datos que demuestran por sí solos la importancia de la actividad y lo rentable que puede ser la externalización de este servicio en compañías especializadas. Una mala gestión en la compra de la producción gráfica supone un despilfarro innecesario.
La clave del éxito, sin embargo, es identificar qué actividades externalizar, cuáles mantener y cómo aumentar las ventajas del proceso de externalización.
La decisión de externalizar las funciones de marketing, aunque está determinada fundamentalmente por el ahorro de costes, también esta fuertemente influenciada por el deseo de mejorar la organización estratégica y la calidad, eliminar complejos procesos de compra con múltiples proveedores, estructuras complejas de aprobación y distribución, etc. que permitan un destino más eficiente de los presupuestos, no sólo en el área de marketing sino también en el de trade marketing, compras, comunicación y servicios generales.
La comunicación impresa, material impreso o la producción gráfica es absolutamente vital como vehículo de comunicación, promoción, y gestión, y el éxito en las actividades centrales de las compañías a menudo depende de la eficacia en la gestión de la producción gráfica. Por otro lado es un gasto importante que conviene controlar correctamente.
Para gestionar adecuadamente la producción gráfica se debe abarcar cada una de las fases del proceso, preimpresión, artes finales, adaptaciones, impresión, incluida la adquisición, el almacenamiento, el control y la distribución. Para ello es necesario una solución totalmente gestionada e integrada, que ayude a obtener una alta calidad y lograr la máxima rentabilidad.
La externalización en un solo proveedor de todas las necesidades de producción gráfica permite a los anunciantes ahorrar costes, reducir obsolescencia, mejorar eficiencias en los procesos y asegurar que sus elementos impresos estén siempre disponibles. Adicionalmente, les permite ejercer un mayor control en éste área de su negocio.
¿Pero qué es exactamente el Print Management? El Print Management es un sistema que externaliza parcial o totalmente en un solo proveedor, aquellos trabajos no específicos de la actividad de una empresa, como son el control, la compra y gestión de la comunicación impresa.
El éxito en la externalización está fundamentado en la combinación de los beneficios aportados: aportación de valor en la gestión y el resultado, con la potenciación que aporta la reducción de costes.
Cuando la comunicación impresa pasa de ser gestionada por varios departamentos (marketing, comunicación, servicios generales, compras) a ser externalizada y centralizada en un solo proveedor se pueden conseguir ahorros de entre un 15 y un 30%, además de conseguir mejorar la gestión, flexibilidad y calidad.
Para que esto sea visible hay un número de indicadores clave que determinan la idoneidad de externalizar la producción gráfica:
1) Gasto elevado en comunicación impresa o producción gráfica
2) Descentralización de los centros de costes
3) Gastos complejos de testar donde intervienen agencias de publicidad, imprentas no adecuadas, etc,…
Las áreas de producción gráfica generan una serie de costes invisibles: excesos en el trabajo del equipo, productos finales no satisfactorios y acuerdos de colaboración con proveedores con altos costes. El Print Management identifica estos costes y evidencia el ahorro, facilitando la toma de decisiones y el seguimiento y control de los procesos a seguir.
Soluciones. El Print Management ofrece soluciones integrales en la compra y gestión de la producción gráfica que permiten optimizar los presupuestos de los departamentos de marketing, comunicación, compras y servicios generales.
Existe un equipo especializado y con amplios conocimientos en los procesos de adquisición de la producción gráfica que permite asesorar a los clientes con solidez, eficacia y solvencia.
El objetivo del Print Management es aportar valor a las compañías vía conocimiento, best practices y experiencia.
Como conclusión podríamos decir que los principales beneficios del Print Management son la aportación de valor mediante la centralización, optimización de costes, flexibilidad, focalización del equipo en las tareas de más generación de valor, controlar la integridad de la marca a través de diferentes soportes y canales, alcanzar una solución de compras a escala, simplificar la cadena de abastecimiento y obtener las ventajas de la actualización en tecnología.
(*) Ángel Luis Fernández es CEO de Enlaze3 Print Management
Caso práctico
Enlaze3 trabajó bajo un doble enfoque poniendo a disposición de Grupo Fiat todos los recursos necesarios para una correcta compra y gestión de la impresión.
ENFOQUE
Identificación y Ponderación en la mejora de los sistemas y procesos así como a los costes correspondientes a las áreas de Preproducción y Producción Gráfica de las campañas y actividades de imagen, promocionales y publicitarias desarrolladas por GRUPO FIAT con cinco marcas de vehículos de turismo y comerciales.
CONTEXTO
El grupo desarrolla su actividad publicitaria y promocional contratando los servicios de Producción Gráfica a través de distintas agencias de publicidad, directamente con imprentas o por medios internos como por ejemplo los sistemas de MD.
ACTIVIDADES
Programa de Reducción de Costes Acelerada:
· Conocimiento de Compras: Análisis y diagnóstico de génesis de producción y costes de unas 1.200 referencias de material producido de variadísimas características por su distinta naturaleza (tiradas millonarias o piezas únicas, gran formato,..) y alrededor de 3.000 referencias de trabajos de preimpresión.
· Estudio de dichas referencias con aportación de datos económicos correspondientes a los ejercicios 2009 y transcurrido de 2010 y propuesta de reducción de costes para ambos ejercicios pormenorizada en cada referencia y globalmente por familias de impresión, sistemas de impresión, formatos, etc,…
· Identificación y Selección de proveedores potenciales, nacionales e internacionales.
· Propuesta de operativa interna para llevar a cabo la externalización del servicio concentrando toda la actividad en el equipo gestor de Enlaze3 Print Management: servicios de pre-impresión, maquetación y producción gráfica en general.
BENEFICIOS/RESULTADOS
Resultados del RCA 2009: 27,9% de reducción de costes. Resultados del RCA 2010: 29,4% de reducción de costes.
