“Si el tiempo realmente fuera dinero y se contabilizara de la misma forma, muchas compañías tendrían enormes déficits”. El 15% del tiempo de una empresa se dilapida en reuniones improductivas . Y ese despilfarro se traduce en pérdidas millonarias año tras año, según muestra un estudio realizado por Bain & Company sobre la gestión del tiempo en el ámbito laboral. Con los resultados sobre la mesa, la consultora estratégica aconseja a las organizaciones “auditar las inversiones de tiempo e implementar controles rigurosos para frenar la hemorragia de un activo cada vez más valioso”.
Entre otras conclusiones, Bain & Company apunta que los consejeros delegados de las compañías de todo el mundo gastan miles de horas respondiendo correos electrónicos y yendo a reuniones improductivas que acaban implicando a gran número de empleados. Una reunión semanal de los principales ejecutivos de una de las compañías analizadas en el estudio consumía directamente 7.000 horas al año de los trabajadores que acudían a la reunión, pero 300.000 horas de toda la compañía entre los subordinados que tenían que prepararla e ir a más reuniones relacionadas con ella.
Sin embargo, la mayoría de las compañías no tienen la capacidad de cuantificar cómo sus ejecutivos y otros empleados usan su tiempo porque no lo monitorizan ni lo miden. Tras realizar una investigación sobre cómo utilizan el tiempo 17 grandes compañías, Bain & Company, ha detectado varios pecados mortales en la gestión del tiempo dentro del ámbito laboral:
• Los ejecutivos de hoy en día reciben una media de 30.000 mensajes externos al año, comparado con los 1.000 de los años 70. Teniendo en cuenta el ratio actual, los directivos pronto perderán más de un día a la semana sólo gestionando las comunicaciones electrónicas.
• Estos profesionales dedican más de dos días a la semana de media a reuniones con tres o más compañeros de trabajo. Una reunión que empieza apenas cinco minutos tarde cuesta a la empresa un 8% de esa reunión (una pérdida que sería insostenible con cualquier otro recurso).
• Las reuniones a menudo se organizan “solo porque sí” y el comportamiento disfuncional en las reuniones va en aumento (dos reuniones diferentes organizadas a la misma hora, exceso de asistentes, asistencia sin involucración, etc). En una de las compañías analizadas, 1 de cada 5 de los participantes en reuniones enviaron una media de tres o más correos electrónicos por cada 30 minutos que éstas duraban. En una muestra de 10.000 empleados, unos 60 millones de dólares (20% del coste total de las reuniones ) fue dilapidado en actividades improductivas.
• En otra gran empresa de producción, el coste anual de las reuniones regulares de 90 minutos de duración entre directivos de nivel medio ascendió a 15 millones de dólares.
• En las empresas estudiadas, hasta un 80% de las interacciones tuvieron lugar dentro del propio departamento, no entre diferentes áreas de negocio, funciones o entre la casa matriz y otras partes de la compañía.
• Incorporar un nuevo gestor a una compañía supone alrededor de 1,5 veces de tiempo adicional del nuevo trabajo: esto es, su propio trabajo más un 50% del de otro empleado.
Un problema cultural y sistémico
Según los expertos de Bain & Company este creciente despilfarro del tiempo es un problema cultural y sistémico: las organizaciones evolucionan y se convierten en mecanismos complejos que requieren cada vez más mantenimiento para funcionar de forma fluida, y toda una cultura corporativa acaba por ser creada para apoyar este esfuerzo, extrayendo recursos que deberían estar dedicados a tareas direccionadas hacia fuera y, especialmente dirigidas hacia el cliente.
“La mayoría de las veces los consejos sobre la gestión del tiempo se centran en acciones individuales (ser selectivo con las reuniones, gestionar tu bandeja de entrada con eficiencia…). Pero estos consejos muchas veces van en contra de la cultura de la compañía: ignorar mails o invitaciones a reuniones puede generar un efecto negativo en las relaciones con tus compañeros de trabajo o tu jefe”, comenta Michael Mankins, responsable del área de organización de Bain & Company en EEUU y principal autor del informe y estudio. “Las compañías innovadoras están promoviendo culturas en las que el tiempo se trata como un recurso escaso y se invierte de manera tan prudente como el capital”, añade.
Una mayor disciplina en la gestión del tiempo podría liberar al menos un 20% de horas colectivas dentro de una empresa. Para ello, los consultores aconsejan:
El estudio de Bain & Company estima que la mayoría de las compañías podrían liberar al menos 20% de sus horas colectivas si impusieran una mayor disciplina a su gestión del tiempo y subraya estos “ocho pecados mortales” en la gestión del tiempo y sus curas:
• Acabar con la mentalidad del tiempo es gratis a la hora de planificar: crear presupuestos base cero para el tiempo y gestionarlo de forma tan rigurosa como se hace con los activos de capital.
• Controlar la cultura del “vamos a empezar un proyecto”: exigir una justificación económica para cada nuevo proyecto.
• Cada vez más mandos intermedios: simplificar la organización. Más directivos y capas de gestión roban tiempo y crean más trabajo para otros.
• “Cualquiera puede planificar”: crear una línea de autoridad para decidir quién puede pedir y organizar una reunión.
• ¿Toma de decisiones o lío de decisiones?: gestionar la toma de decisiones – no la matriz de toma de decisiones – estandarizando el proceso.
• El tiempo en las reuniones es tiempo libre: establecer la disciplina al requerir agendas claras, preparación previa y el empezar a la hora. Siempre que sea posible, finalizarlas pronto.
• Monitorizar el tiempo de la reunión, la asistencia y el volumen de correo electrónico para evaluar la productividad.
